Analyse de projet : La clé pour les entreprises de services professionnels pour augmenter leur rentabilité

La vie d’une entreprise est rythmée par de nombreux projets qui peuvent concerner différents services et aspects : intégration d’un nouveau logiciel, réorganisation interne, optimisation des méthodes de travail, etc. Si les objectifs de ces projets varient en fonction du secteur d’activité de l’entreprise, l’idée est d’augmenter sa croissance de façon notable. Au sein d’une société de services professionnels, il peut être difficile de mesurer la rentabilité du travail effectué. En effet, il s’agit ici de vendre des prestations de services ainsi qu’une expertise, et non des produits manufacturés, plus simples à quantifier.

Les prestations juridiques, de publicité ou encore de comptabilité, entre autres, font partie des services dits professionnels. Dans ce contexte, l’analyse de projet constitue un outil fiable et pertinent pour mesurer et augmenter la rentabilité de ces services. Quelles sont les différentes étapes d’une analyse de projet ? Quels éléments sont-ils essentiels pour améliorer la rentabilité des services professionnels ?

En quoi consiste une analyse de projet ?

La mise en place d’un projet doit impérativement intégrer une phase d’analyse. Cette démarche est nécessaire dans la définition des objectifs du projet, de ses contours et des outils mis en œuvre afin de le concrétiser avec succès. Pour cela, une analyse de projet doit inclure l’identification de plusieurs critères :

• Le contexte et l’environnement dans lequel s’intègre le projet.
• Les leviers de réussite : quels éléments déjà à votre disposition pourront-ils vous aider à mener à bien votre projet ?
• Les facteurs de risques : à l’inverse, quels éléments pourraient jouer en votre défaveur ? Comment les contourner ?
• Les contraintes : calendrier, planification, budget, etc.
• Les entreprises concurrentes de votre secteur.
• Les projets similaires déjà réalisés.
• Les personnes et entités impliquées dans le projet : équipes, clients, etc.

Après avoir défini tous ces points essentiels, il est important de procéder à un suivi régulier des différentes étapes réalisées, et ce, tout au long du projet. Cela vous permet d’identifier très vite les éventuelles difficultés et erreurs, et d’y remédier le plus rapidement possible. L’élaboration d’un plan d’action et d’une analyse précise joue donc un rôle crucial dans la réussite de votre projet.

Mesurer l’indice de rentabilité

La rentabilité de vos initiatives est l’un des objectifs majeurs d’une analyse de projet. En effet, c’est la rentabilité qui vous permettra de booster la croissance de votre activité. Toutefois, dans le cas des entreprises de services professionnels, mesurer de façon précise la rentabilité d’un projet n’est pas chose aisée. Outre la nécessité de disposer d’une excellente visibilité sur l’ensemble des aspects concernés (temps de travail, taux d’utilisation des capacités, ressources, etc), il existe un outil particulièrement efficace auquel ont recours de nombreuses entreprises : l’indice de rentabilité (IR).

L’indice de rentabilité permet d’identifier les étapes d’un projet à privilégier, ainsi que les investissements à prioriser. Il mesure le rapport entre l’investissement et le bénéfice rapporté, ou bien entre les coûts impliqués et les avantages à tirer d’un projet. En mesurant cette valeur, vous obtenez une estimation cohérente sur la viabilité de votre projet. On estime alors que :

• Un indice de rentabilité inférieur à 1 indique un projet non viable : les recettes resteront inférieures à l’investissement de départ.
• Un indice de rentabilité égal à 1 indique un projet potentiellement viable, mais risqué.
• Un indice de rentabilité supérieur à 1 indique un projet viable et rentable.

Analyser les marges bénéficiaires

La marge bénéficiaire désigne la différence entre le coût réel d’une prestation et son prix de vente. En analysant ces marges, une entreprise est capable de mesurer la rentabilité de ses projets et de son activité. Cette démarche contribue à une meilleure visibilité du rendement obtenu par les différents investissements. Exprimées en pourcentage, les marges bénéficiaires se calculent différemment selon qu’elles sont brutes ou nettes.

La marge bénéficiaire brute permet de déterminer le bénéfice engendré par une entreprise. Elle se calcule de la façon suivante :

Montant total des recettes du projet – montant total des dépenses du projet / montant total des recettes du projet x 100.

La marge bénéficiaire nette permet de déterminer le bénéfice net engendré par une entreprise. Elle tient compte de tous les postes de dépenses et frais annexes. Elle se calcule de la façon suivante :

Montant total des recettes – montant total des dépenses et frais / montant des recettes x 100

De manière générale, moins les frais généraux sont élevés, plus les marges bénéficiaires sont bonnes et donc rentables.

Décomposer le temps alloué à un projet

Dans une entreprise de services professionnels, il est indispensable de pouvoir quantifier le temps consacré à chaque étape d’un projet. Le travail est en effet facturé en fonction de sa qualité, mais surtout du temps alloué à une mission spécifique. Une étude britannique estime qu’environ 15% du travail effectué par ce type d’entreprise n’est jamais facturé. Un suivi précis et régulier du temps de travail s’avère alors nécessaire pour limiter au maximum les pertes d’argent, et donc de rentabilité. C’est pourquoi une analyse de projet doit inclure l’utilisation d’un outil de suivi de ce temps, et ce, pour toutes les parties prenantes du projet (salariés, consultants et prestataires).

Déterminer le taux de productivité des salariés

Si la mesure du temps est essentielle, il est également crucial d’identifier les éventuelles pertes de temps, qui peuvent être engendrées par différents facteurs : mauvaise gestion, tâches chronophages, maîtrise insuffisante des processus de travail, etc. L’inefficacité mène à la perte de temps, et donc d’argent. Là encore, un outil de suivi du temps (tableau, logiciel) vous permettra de mesurer les performances de vos équipes et d’identifier la présence d’un ralentissement, puis d’analyser ses causes. Vous pourrez ainsi, à terme, améliorer le taux d’utilisation individuel de vos employés. Cela vous conduira notamment à une répartition des tâches plus adaptée, à une visibilité renforcée sur le travail facturable au client, ainsi qu’à un meilleur équilibre professionnel pour le salarié.

Analyser l’intégralité des aspects d’un projet permet à l’entreprise de disposer de tous les éléments nécessaires à l’anticipation de ses répercussions, positives comme négatives. Essentielle à tous les secteurs d’activité, cette démarche est plus difficile à appliquer dans le cas d’une société de services professionnels. Il est donc nécessaire de la mener de façon méthodique, en s’appuyant sur des outils de mesure spécifiquement conçus pour les besoins de ces entreprises.