Comment éviter les erreurs lors de la transition de Dynamics NAV vers Business Central SaaS ?

Aujourd’hui, de nombreuses raisons peuvent amener les entreprises à quitter Dynamics NAV pour Business Central SaaS. Les atouts de la seconde solution dépassent grandement ceux de la version précédente, notamment grâce au cloud.

Avant d’entamer une telle transition, il faut toutefois se montrer vigilant, car plusieurs paramètres peuvent être affectés, à l’image des données. Dans ces conditions, il est important de bien se renseigner en amont pour identifier, comprendre et maîtriser au mieux ces risques.

Pourquoi passer de Dynamics NAV à Business Central SaaS ?

Avant toute chose, il est nécessaire de savoir que Dynamics NAV, créé en 2002, est en train de mettre fin à l’ensemble des versions de son progiciel de gestion intégré. La plupart d’entre elles ont déjà atteint la date de fin du support, tandis que les éditions les plus récentes ne seront prises en charge que jusqu’en 2028. Cela signifie que Dynamics NAV ne recevra plus aucune mise à jour dans les années à venir. De quoi entraîner des problèmes de sécurité importants ! Dans ces conditions, il est fortement recommandé de passer à Business Central SaaS.

Dans un second temps, cette transition présente aussi de nombreux avantages. Entièrement basé sur le cloud, le nouvel ERP apparu en 2019 se montre bien plus efficace, à plusieurs niveaux. Parmi ses principales qualités, nous pouvons notamment citer les suivantes :

• Le cloud : des finances aux opérations, le SaaS permet de centraliser les données de plusieurs services, à distance, mais aussi de bénéficier d’une plus grande flexibilité. Des économies peuvent par ailleurs être réalisées, car aucune maintenance physique n’est nécessaire. Enfin, les données bénéficient d’une infrastructure encore plus sécurisée.
• Les nouvelles fonctionnalités : avec l’intégration de Copilot (assistant alimenté par l’IA), plusieurs tâches peuvent être simplifiées, voire automatisées. Il est aussi possible d’accéder à Power BI pour les analyses de données.
• L’expérience utilisateur : personnalisation simplifiée et meilleure fluidité lors de l’utilisation.

Avec autant d’améliorations, la transition de Dynamics NAV à Business Central SaaS ne peut que renforcer l’entreprise et ses équipes de travail.

3 astuces à suivre pour une transition réussie vers BC SaaS

Maintenant que nous savons pourquoi il est préférable d’abandonner Dynamics Nav pour Business Central, il est important de s’intéresser de plus près aux erreurs à ne pas commettre et aux bonnes pratiques à adopter pour la transition. Pour cela, nous vous proposons de garder un œil attentif sur trois d’entre elles.

Ne pas sous-estimer la difficulté d’une telle transition

Dans un premier temps, il faut garder à l’esprit que cette migration représente plusieurs défis pour l’entreprise. Le passage d’une solution sur site à une solution cloud impacte presque tout l’environnement de travail, à l’échelle de la logistique, de l’organisation ou encore de la technique. S’il est nécessaire de faire appel à des professionnels pour le processus de migration, c’est parce que les entreprises ne peuvent pas se permettre de créer des perturbations en interne.

Pour éviter de perdre des données ou encore des configurations, il est par conséquent important de commencer par bien évaluer son environnement, puis par planifier chaque tâche de la migration. Cela permet de réduire les imprévus et les coûts supplémentaires dus à ces derniers.

Prêter attention aux différentes personnalisations

Avec Dynamics NAV, beaucoup d’entreprises ont pu prendre le temps de configurer leur environnement de travail (flux, etc.), en fonction de leurs préférences. En cas de personnalisation excessive, la transition vers Business Central SaaS risque néanmoins de représenter un défi de taille pour les entreprises.

Comme nous savons que l’architecture varie fortement entre ces deux systèmes, il est nécessaire de bien analyser chaque personnalisation, notamment en termes de compatibilité et de performance. Lors de cette analyse, il est possible de rencontrer des problèmes de faisabilité, ce qui doit amener les entreprises à abandonner certaines de leurs personnalisations.

Former les utilisateurs sur le nouvel outil

Pour finir, il faut se souvenir que vos collaborateurs ont l’habitude de travailler avec Dynamics NAV. Certains utilisateurs s’en servent peut-être même depuis de nombreuses années. La prise en main d’une nouvelle solution comme Business Central peut donc entraîner des préoccupations, voire un rejet total de l’alternative cloud, pouvant mener à une baisse de motivation, ainsi qu’à une perte de productivité du côté des équipes.

Pour éviter d’en arriver là, il est nécessaire de prendre les devants en mettant en place des programmes de formation sur mesure au sein de votre entreprise. Avec un accompagnement, les utilisateurs peuvent alors plus facilement comprendre l’intérêt d’un tel changement, mais aussi s’habituer à leur nouvel outil de travail. Les responsables doivent par ailleurs rester à l’écoute et répondre aux questions de chacun, afin d’éviter les confusions.

Une migration en plusieurs étapes : les clés de la réussite

Comme vous le savez, la transition de Dynamics Nav à Business Central SaaS n’est pas un exercice facile. Pour réussir sa migration, il est par conséquent recommandé de lister et de détailler chaque tâche dans l’ordre. Sachant cela, nous vous conseillons de suivre les 8 étapes suivantes, à l’échelle de votre entreprise :

1. Évaluation : connaître ses besoins et ses attentes, analyser l’existant (configurations, personnalisations, etc.).
2. Planification : créer un planning de migration, avec les différentes missions à effectuer, dans un ordre de priorité.
3. Accompagnement : se faire accompagner par des consultants expérimentés dans ce domaine pour réussir sa transition.
4. Préparation des données : analyser, actualiser et trier ses données pour ne garder que les plus utiles. C’est par ailleurs le moment de supprimer les doublons et les données obsolètes.
5. Configuration de Business Central : des fonctionnalités à l’interface, chaque élément peut être configuré selon vos besoins.
6. Migration des données : les données triées peuvent ensuite être transférées vers le cloud de la nouvelle solution.
7. Tests : une série de tests doit être réalisée pour vérifier que tout fonctionne.
8. Formation des utilisateurs : lorsque le nouvel outil est prêt, il est important de former ses futurs utilisateurs à son usage.

En respectant ces 8 conseils, votre entreprise ne pourra que réussir sa migration vers Business Central SaaS. De quoi profiter au plus vite des nombreux avantages de la technologie cloud !