Dynamics 365 : comment créer un workflow ?

Aussi appelé flux opérationnel ou flux de travail, le workflow consiste en la modélisation et la gestion informatique de différentes tâches. L’application désigne les tâches à accomplir, ainsi que des acteurs impliqués dans leur réalisation. Son principal objectif est d’automatiser l’afflux des informations entre les différents processus.
Pour faire plus simple, un workflow identifie les prestataires et les divers rôles qui leur incombent. Il sert à exécuter ces tâches à votre place afin de faciliter le travail en collectivité.

Qu’est-ce qu’un workflow sur Dynamics 365 ?

Dynamics 365 est un outil qui permet aux entreprises de mieux satisfaire leurs clients. Grâce à un large choix d’applications professionnelles et intuitives, il permet une meilleure interaction avec les consommateurs.
De plus, l’automatisation des missions garantit une diminution du temps d’exécution et une meilleure fluidité, tout en évitant les éventuels oublis et les erreurs humaines.
Chaque processus est lié à une seule entité qui est l’un des éléments qui enclenchent ou font partie du circuit de traitement des données. Les différentes tâches peuvent également être personnalisées. En effet, avec le workflow de Dynamics 365, il est possible de changer le délai, le mode et la validation de l’information. Un impératif au bon déroulement de toute procédure.

Comment configurer un workflow sur Dynamics 365 ?

Tout d’abord, il faut accéder à l’éditeur de workflow dans Dynamics 365. Pour ce faire, il suffit de sélectionner “Processus” dans la barre “Solution par défaut”. Ensuite, il incombe de chercher la catégorie workflow.
Avec cette méthode, vous aurez accès à tous les flux de travail qui sont programmés par votre entreprise. Il existe également une option faite pour les développeurs avec laquelle il est possible de créer des flux opérationnels personnalisés.
Une fois que vous aurez choisi l’option qui vous convient, il faudra remplir certains impératifs avant la mise en route du travail. Commencez donc par indiquer les déclencheurs d’action. Il peut s’agir de la réception d’un nouveau mail, d’un appel entrant, d’une commande reçue ou de toute tâche qui pourrait être le premier engrenage d’un algorithme de travail.

Par la suite, il faudra choisir le mode d’exécution. Un flux de travail peut être exécuté en arrière-plan (l’option recommandée) ou bien en temps réel. Le premier choix signifie que le processus se lancera sans interrompre un éventuel logiciel déjà ouvert sur l’ordinateur.
Définissez ensuite les tâches à réaliser. Pour cela, il suffit d’indiquer la chaîne d’actions que doit faire l’application. Le workflow de Dynamics 365 remplace la main humaine sans laisser de marge à l’erreur. Ces tâches peuvent être une simple réponse à un courrier électronique, une prise de rendez-vous avec un client, etc.
Enfin, désignez les critères d’intégration et d’exclusion. Cette option est particulièrement intéressante lorsqu’il s’agit de filtrer les différentes variations d’une même entité.
Pour bien fonctionner, un flux opérationnel nécessite d’abord des phases qui correspondent aux grands chapitres du travail. Celles-ci aident à faciliter la logique de lecture du programme. Néanmoins, elles n’ont aucune incidence sur cette dernière.
Si un workflow ne possède pas de phases, toutes les étapes doivent être incluses en une seule. Ces dernières correspondent à des unités de logique qui peuvent inclure des actions, des conditions, des exclusions, etc.

Comment activer un workflow dans Dynamics 365 ?

Le flux opérationnel n’est modifiable que s’il est inactif. Avant qu’il ne soit activé, il faut qu’il comporte au moins une étape.
Les workflows de Dynamics 365 ne peuvent être retouchés que par le propriétaire d’une licence, soit par une personne ayant le droit d’agir au nom d’un détenteur de licence. L’inconvénient est qu’une personne mal intentionnée pourrait modifier le flux de travail d’un tiers à son insu. Néanmoins, il est possible de réattribuer un workflow en modifiant le propriétaire si vous êtes l’administrateur.
Les opérations en temps réel exigent de l’utilisateur de privilégier l’option “Activer les processus en temps réel”. Cela dit, il faut être conscient du risque d’affecter les performances du système et savoir l’évaluer pour disposer de cette option.
L’enregistrement se fait automatiquement lors de l’activation de l’application. Il n’est donc pas nécessaire de le faire vous-même.

La sécurité des processus de workflow dans Dynamics 365

Il existe deux façons d’exécuter un flux opérationnel. Lorsqu’il est lancé en arrière-plan par un utilisateur, les tâches que peut effectuer un flux de travail se cantonnent à celles que peut effectuer l’exécuteur. En d’autres termes, les limites de droit et d’accès sont les mêmes entre l’application et l’utilisateur.
Si un workflow sur Dynamics 365 est déclenché par un événement, c’est pratiquement la même chose. Toutefois, il se peut que l’application demande d’approuver ou de refuser des actions. Cette approbation ne peut se faire que si l’utilisateur détient le droit d’effectuer des modifications.
Pour les workflows en temps réel, il existe l’option “Exécuter en tant que”. Il faudra alors choisir le contexte de sécurité que va appliquer le flux opérationnel. Il peut s’agir de celui du propriétaire ou de l’utilisateur qui a apporté la dernière modification.
Ainsi, si certaines des actions ne sont utilisables que par l’administrateur, il faudra opter pour cette option.

Intégrer Outlook à Dynamics 365

Faire la navette entre les différentes applications de travail et votre courrier électronique devient rapidement lassant. En plus, cette alternance expose rapidement à des erreurs, comme la suppression d’un mail important par exemple. Pour vous simplifier la vie, il suffit d’intégrer Outlook dans votre workflow.
La première chose à faire est d’acquérir une licence administrateur sur Dynamics 365. Une fois cela fait, il suffit d’ouvrir Microsoft Office 365 et de cliquer sur l’icône de l’application. Ensuite, il faut sélectionner la bonne instance, « Sandbox » étant la plus recommandée pour les tests de connexion.
Répétez les mêmes étapes dans votre environnement de travail. Lorsque vous serez dans votre outil de gestion de la relation client (CRM), il vous suffira d’ouvrir la configuration de la messagerie dans les paramètres. Dans l’option “Boîte aux lettres”, choisissez “Boîtes aux lettres actives” et sélectionnez les utilisateurs à approuver en double-cliquant.
Un même utilisateur ne pourra être lié qu’à un seul CRM. Une fois la procédure terminée, un mail de confirmation peut être envoyé afin de confirmer le bon déroulement de l’opération.
Quand les adresses sont confirmées, il faut activer le lien entre le CRM de l’entreprise et l’application Outlook. Pour ce faire, il suffit d’ouvrir “Application Dynamics 365 pour Outlook” dans les paramètres et la mettre en route.
Lorsque l’installation sera finie, une nouvelle option “Ajouter à Outlook” apparaîtra dans la colonne “Statut”. Le nom des utilisateurs approuvés sera suivi d’un “Oui” en vert.

Utiliser Outlook dans votre workflow sur Dynamics 365

Avant de passer à la pratique, il faut préciser qu’il existe deux versions d’Outlook. La première est l’application retrouvée sur le Cloud. La deuxième, appelée Desktop Outlook, est installée dans le disque dur de l’ordinateur.
En ce qui concerne l’application, il faudra l’activer une fois l’intégration terminée. Les utilisateurs approuvés auront alors accès à la liste de courriels. Le logo “Dynamics” apparaît en haut à droite des mails ouverts dans votre boîte. Il suffit donc de cliquer dessus pour l’activer.
L’application Dynamics 365 déterminera si la boîte mail est déjà apparue au sein du gestionnaire de la relation client (CRM). Si elle n’apparaît pas, le logiciel suggérera la création d’un contact sous ce nom. Dans tous les cas, il suffit de quelques étapes pour remplir une nouvelle fiche contact ou fiche prospect.
Une fois créée, la fiche est intégrée dans la base de données du CRM de votre workflow sur Dynamics 365. Après cela, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pourrez soit rajouter un contact, suivre un prospect déjà existant ou assigner différents contacts à certains employés.
Bien entendu, il est également possible de modifier les assignations, de supprimer ou d’ajouter une autre fiche.
En plus de l’aide à l’organisation, l’intégration permet également d’automatiser les différentes tâches. Il est donc possible de lancer des appels téléphoniques avec vos contacts, de prendre des rendez-vous, etc.
En définitif, le workflow de Dynamics 365 s’impose comme le nouveau must en matière de gestion d’entreprise. Sa simplicité et son intuitivité en font un outil facile d’utilisation qui reste à la portée de tous.