Comment créer un tableau de bord dans Microsoft Dynamics

À l’image du tableau de bord dans un avion, tout chef d’entreprise doit pouvoir compter sur un outil lui permettant d’avoir les bonnes informations, mais pas que. Il lui faut en gros, un plan de gestion détaillé et surtout anticipatif. Floron du marché dans la gestion et le pilotage d’entreprises grâce aux ERP, Microsoft Dynamics 365 met à votre disposition un tableau de bord générique afin de recenser, mettre en place et réagir. Quoi que, en dehors de cela, votre tableau de bord Dynamics 365 rend possible la mise en place d’une véritable stratégie d’affaires. Découvrez ce qu’il faut savoir à son sujet.

Tableau de bord Dynamics 365 : les préliminaires

En clair, grâce au tableau de bord Dynamics 365 de Microsoft, un gestionnaire est en mesure de tracer les meilleurs plans pour son entreprise. Cependant, avant d’aller au vif du sujet, il faut un préalable à l’installation du tableau de bord. Il faut entre autres :

• Déterminer les objectifs ;
• Instaurer des indicateurs de performance ;
• Définir la période sur laquelle faire l’évaluation.

Les objectifs à atteindre sont assez nombreux dans une entreprise, c’est un fait. Toutefois, ils diffèrent selon l’existence de différents services. Du service marketing au service vente, le chef d’entreprise doit avoir une bonne connaissance des objectifs. Ainsi, la première chose à faire est de les définir clairement et de les classifier selon une distinction précise.

Une fois cette étape franchie, il faudra rassembler de nombreuses données qui proviendront des différentes activités. Cependant, sans instruments de contrôle, il serait difficile de savoir si la politique fonctionne. Pour avoir une vision plus claire, il faut des indicateurs de performance. Ils doivent être définis en tenant compte des résultats attendus.

Dernier prérequis, l’évaluation ! Pour qu’elle soit crédible, elle doit être faite sur une période précise. En dehors de l’évaluation, de grandes précautions seront également requises pour établir des prévisions. Les graphiques du tableau de bord Dynamics 365 devront donc être configurés sur la même période. Ainsi, les données recueillies seront cohérentes.

La création et l’installation du tableau de bord

Après avoir accompli la mission préliminaire, il est temps de passer à la création du tableau de bord Dynamics 365. Elle tient en quatre étapes importantes à savoir :

• L’ouverture d’un nouveau dossier ;
• Le choix de la structure ;
• La création de la présentation ;
• La sélection des graphiques système.

Il faut souligner que la mise en place d’un tableau de bord Dynamics 365 n’est relativement pas complexe. Néanmoins, il vous faudra du temps et de l’exercice pour une prise en main totale. Par conséquent, les erreurs seront assez fréquentes dès les premières utilisations. Il faudra mettre à jour le tableau autant de fois que nécessaire.

Ouverture d’un nouveau dossier

Le processus de création d’un tableau de bord Dynamics 365 nécessite de créer un nouveau dossier. Pour procéder, vous devez ouvrir votre Microsoft DYNAMICS 365. Ensuite, cliquez sur la section « Tableau de bord », puis sur « Nouveau ». Dès que c’est fait, vous obtiendrez un tableau vide et prêt à l’emploi. Bien qu’il comporte des données par défaut, il revient à l’utilisateur de la paramétrer.

Choix de la structure

La structure du tableau de bord est l’ensemble des visuels qui s’y trouvent. Ils sont représentés comme des mini tableaux. Ces visuels vous permettront de faire la part des choses et de renseigner adéquatement toutes les informations relatives à votre activité. À noter que les graphiques sont également compris dans la structure de votre nouveau tableau de bord Dynamics 365.

Les formes disponibles dans une structure sont variées et préinstallées dans le programme. Par conséquent, il vous revient de choisir la structure qui conviendra le mieux. Sachez cependant que la structure a une certaine influence sur l’esthétique du tableau de bord. Veillez à obtenir une structure unique et adaptée à l’espace dont vous aurez besoin.

À ce propos, l’expression du besoin est importante dans le processus en cours. En le faisant, vous connaîtrez par exemple, le nombre de cases pour remplir aisément le tableau. Par ailleurs, il conviendrait que vous ajoutiez l’appellation du tableau de bord. Elle doit être descriptive et avoir un rapport avec l’usage qui sera fait du tableau. Le tableau pourra ainsi être rapidement retrouvé grâce à l’appellation.

Création de la présentation

Cette étape a pour but d’avoir un premier contact avec le tableau de bord Dynamics 365. Avant de vous y mettre, sachez que la gestion se fera à votre guise. Vous pourrez façonner les présentations comme vous le souhaitez. Ainsi dès l’insertion des données, l’affichage des graphiques prendra la forme définie par vos soins.

Plusieurs présentations peuvent être créées dans un même tableau de bord et sur une même période. Pour les distinguer, vous devez mettre en relief les filtres. Ils vous permettront de spécifier les informations à insérer dans ce tableau ou dans un autre. Autrement dit, les filtres modulent le tableau de bord Dynamics 365 de sorte qu’il soit unique. Pour créer une présentation, il faut :

• Cliquer sur « Nouvelle présentation system » ;
• Choisir « Propriétés de présentation » pour obtenir les cases d’intégration des informations telles que le nom et la description ;
• Régler les colonnes du tableau de bord ;
• Changer les caractéristiques de filtres ;
• Faire la personnalisation du triage.

Après avoir passé toutes ses phases, assurez-vous de cliquer sur l’option « Publier toutes les personnalisations ». Pour finir le processus, il faudra sauvegarder toutes les modifications effectuées en cliquant sur le bouton « Enregistrer et Fermer ».

Sélection des graphiques système

Au sein du tableau de bord Dynamics 365, vous avez deux types de graphiques visuels. Il y a les graphiques visuels par défaut et les graphiques visuels personnalisés. La première catégorie de graphiques est une proposition de la Microsoft Dynamics 365. La seconde catégorie de graphique est celle des graphiques créés par l’utilisateur.

L’avantage du graphique système par défaut est sa facilité d’accès. En optant pour ce type de graphique, vous gagnerez du temps dans la préparation de votre présentation. Par contre, vous risquez de n’être pas satisfait, si le graphique ne correspond pas à vos besoins ou à votre politique.

Pour ce qui est du graphique système personnalisé, il vous attribue l’avantage de répondre à vos attentes. Néanmoins, ce bénéfice réside dans un travail de configuration assez chronophage. Si vous optez pour les graphiques système personnalisés, il faudrait que vous puissiez les conditionner.

Pour y arriver, commencez par ouvrir la barre de paramètres et choisir « Personnalisation ». Sélectionnez ensuite la sous-rubrique « Personnalisation du système » pour tomber dans le menu des « Entités ». Cette rubrique vous donne accès à tous les graphiques présents dans Microsoft Dynamics 365.

Dès que vous les trouvez, procédez aux modifications voulues pour obtenir les graphiques souhaités. Vous serez en mesure de modifier toutes les courbes ou d’en créer de toutes nouvelles. À cet effet, le processus pour y parvenir est le même. La seule différence est qu’au lieu de choisir des graphiques présents et de les modifier, vous en créerez de nouveaux.

Pour revenir aux modifications de graphiques, sachez que l’accès aux éléments modifiables passe par un clic sur le panneau de graphiques. Ce bouton, situé à droite, vous amène vers les propriétés du graphique. Il suffit de cliquer sur « Modifier le graphique » pour effectuer les changements.

La principale difficulté dans la création du tableau de bord Dynamics 365

Parfois, la création d’un tableau de bord peut s’avérer inutile. Vous devez faire une analyse pertinente des objectifs avant de pouvoir vous mettre dans cette démarche. Toutefois, le principal problème ne provient pas de l’inutilité du tableau, mais de la complexité et de la constance de celui-ci. Ces deux facteurs sont la base d’une articulation autour de plusieurs objectifs.

En effet, les entreprises ne sont pas en mesure de tenir un seul tableau pour l’ensemble des activités. Pour cette raison, la majorité d’entre elles se retrouvent avec des tableaux sur le contact Marketing, les opportunités de ventes, les prospects qualifiés Marketing et les ventes. Les ventes croisées et celles incitatives sont également des buts à atteindre pour la pérennité de la société.

Ce fonctionnement entraîne un gros effort de la part de chaque équipe pour l’élaboration du tableau de bord. Il faut aussi prendre du temps pour le faire, et cela peut retarder la mise en œuvre des opérations. Malgré ses défauts, un tableau de bord dans Microsoft Dynamics 365 possède ses atouts.

Les avantages du tableau de bord Dynamics 365

En premier, toutes les équipes auront un aperçu des objectifs. Ils pourront connaître les délais d’application afin d’avoir des rendements optimaux. Ensuite, toutes les équipes pourront se synchroniser pour que le travail se fasse en un seul bloc. Chaque partie travaillera à faciliter la chaîne, ce qui favorise grandement le travail en équipe.

En cas de lenteur, il sera plus facile de retrouver le problème et d’y remédier. Ainsi, les difficultés seront transformées en potentielles opportunités de réussites. La création d’un tableau de bord dans Microsoft Dynamics 365 est donc globalement bénéfique pour une entreprise. Même s’il est complexe à réaliser, il n’en demeure pas moins important pour le pilotage de vos différents projets. Par ailleurs, le tableau de bord Dynamics 365 fera de vous un grand stratège en affaire.