Comment Microsoft Teams peut vous aider à collaborer ?

Avec la démocratisation du télétravail, de nombreux outils ont été créés et perfectionnés pour renforcer la collaboration à distance, à l’image de Microsoft Teams. Avec de telles applications, les équipes peuvent plus facilement communiquer et travailler ensemble, sur des missions professionnelles variées.

De la co-édition de documents à la messagerie instantanée, Microsoft Teams simplifie grandement le travail collaboratif dans une entreprise. Des informations sont échangées en temps réel, des fichiers sont partagés entre les membres, des réunions sont programmées… Avec cet outil, c’est même toute l’organisation des collaborateurs qui s’améliore. Découvrez vite comment Microsoft Teams peut vous aider à collaborer avec Calliope !

Microsoft Teams : l’outil collaboratif de Microsoft 365

La suite bureautique Microsoft 365 est complète puisqu’elle intègre plusieurs applications incontournables, comme Microsoft Teams, mais aussi Word, Excel, OneDrive, PowerPoint et plus encore. Dans une entreprise, ces outils sont particulièrement avantageux pour la collaboration et la productivité des équipes.

En ce qui concerne Microsoft Teams, il faut savoir que plusieurs fonctionnalités sont intégrées à l’application comme la collaboration en temps réel, les canaux partagés ou encore l’attribution de tâches. Avec un tel support, il devient possible de suivre les avancées de chacun et de simplifier le partage d’informations.

Quels sont les avantages de Microsoft Teams ?

Créée en 2017, l’application Microsoft Teams ne cesse de gagner du terrain depuis son lancement. Son nombre d’utilisateurs bat des records depuis les confinements de 2020. Porté par le développement du télétravail, cet outil collaboratif se divise toujours en deux versions : gratuite et payante. En optant pour la seconde version, les utilisateurs accèdent à des fonctionnalités très avantageuses.

Des PME aux grandes entreprises : un outil accessible à tous

Microsoft Teams a l’avantage d’être facile à prendre en main. Après quelques manipulations et essais, chacun est en mesure de comprendre le fonctionnement de l’outil et de ses différentes fonctionnalités. Par conséquent, il n’est pas vraiment nécessaire de se former sur son utilisation. Si les PME et les grandes entreprises sont aussi nombreuses à l’adopter en interne, c’est parce que Microsoft Teams convient à tous.

Des réunions en ligne flexibles et dynamiques

Microsoft Teams permet avant tout d’organiser des réunions en ligne, pouvant accueillir jusqu’à 300 personnes à la fois. Échanger sur une idée créative, régler une problématique, préparer le planning mensuel… Plusieurs tâches peuvent ainsi être simplifiées. Ces réunions virtuelles correspondent tout à fait au mode de fonctionnement hybride ou 100 % télétravail adopté par certaines entreprises puisqu’elles offrent un lien privilégié entre les collaborateurs.

Cette communication face à face peut aussi être utile pour échanger avec des clients. Face aux traditionnels appels téléphoniques, la visioconférence offre une nouvelle proximité. De plus, une réunion virtuelle peut être rejointe depuis plusieurs appareils (ordinateur, tablette, smartphone, etc.). Les collaborateurs en déplacement peuvent ainsi accéder à la réunion en toute simplicité.

Des espaces de travail partagés et collaboratifs

Avant toute chose, Microsoft Teams vous offre la possibilité de créer des espaces collaboratifs variés. Par exemple, vous pouvez échanger des fichiers et des informations via des canaux partagés. Ces canaux permettent de répartir les membres d’une ou de plusieurs équipes au sein d’un groupe en ligne, à la manière d’une messagerie instantanée. Des membres extérieurs à l’organisation peuvent aussi être ajoutés par le propriétaire du canal. Fournisseurs, clients… La collaboration se simplifie à plusieurs niveaux.

Les fonctionnalités de l’application vont même bien au-delà de cela puisqu’il est aussi possible de travailler collectivement sur un même document. Le stockage dans le cloud permet de faciliter cette collaboration en temps réel, car plusieurs personnes peuvent accéder et modifier un fichier au même moment. Au cours d’une réunion virtuelle, l’usage du tableau blanc numérique de Microsoft ou encore des notes collaboratives est par ailleurs un vrai bonus.

Des conversations instantanées pour renforcer les liens de vos équipes

Comme peut le faire Slack, ou d’autres plateformes de communication, Microsoft Teams vous permet aussi de créer des conversations. Ces chats instantanés peuvent être individuels ou collectifs, selon vos besoins. En mettant en place une nouvelle conversation, les membres ajoutés peuvent alors échanger des messages, les ponctuer d’émojis ou de GIFs, organiser la prochaine réunion et plus encore. Les émojis, autocollants et GIFs apportent, de leur côté, une touche ludique toujours bienvenue en entreprise.

Par exemple, il est possible de créer une nouvelle conversation avec l’ensemble de l’équipe marketing. De cette façon, les collaborateurs concernés peuvent plus facilement communiquer sur les tâches du moment, s’entraider et collaborer. Avec le développement du travail hybride ou distanciel, ces conversations instantanées peuvent ainsi renforcer les liens entre les membres d’une même équipe, malgré la distance. Les conversations créées sur Microsoft Teams permettent également de partager des documents, des images ou encore des messages audio.

Comment mieux collaborer avec Microsoft Teams ?

De la gestion des données à la communication en temps réel, Microsoft Teams est un outil collaboratif particulièrement avantageux, en particulier lorsqu’il est utilisé en parallèle d’autres applications de la suite Microsoft 365. Pour profiter pleinement de tout le potentiel de Teams, deux fonctionnalités doivent retenir votre attention : la co-édition et les canaux partagés.

Miser sur la co-édition en temps réel

À l’aide de Teams, mais également de OneDrive et SharePoint, le partage de fichiers se simplifie entre les équipes. Cela va même plus loin, puisqu’il devient possible de co-éditer un document à plusieurs, en temps réel. Mettre à jour un tableau Excel, créer une présentation PowerPoint pour un client, mettre au point un planning… En travaillant de manière collective sur un même fichier, la collaboration est optimale, car les savoir-faire de chacun se complètent. Avec une bonne organisation, la co-édition de documents peut par ailleurs offrir un gain de temps important. De quoi gagner en productivité !

Créer des canaux partagés pour simplifier les échanges

Sur Microsoft Teams, il est possible de créer plusieurs canaux partagés avec les membres d’une équipe, voire avec des personnes extérieures à l’organisation. Pour cela, le propriétaire d’un canal doit ajouter manuellement les noms des personnes souhaitées, avant de partager l’accès au canal.

Au sein du canal, les membres peuvent collaborer sur une tâche ou un projet puisqu’ils sont libres de partager des fichiers, des informations ou encore des rappels. En cas de problème, les membres peuvent poser leurs questions en ligne et espérer obtenir une réponse rapide du fait de l’instantanéité des échanges. L’entraide est par conséquent renforcée, pour le plus grand bonheur des participants !