Optimisez vos réunions avec Microsoft Teams

La pandémie de Covid-19 a accéléré une tendance : la collaboration entre les équipes, qu’elles soient dans le même bâtiment ou en télétravail. Avec Teams de Microsoft, les échanges d’informations entre collaborateurs sont plus faciles et efficaces.

Pour les entreprises, Teams est-il en train de devenir incontournable ? L’avenir le confirmera ou non. En tous les cas, cette plateforme collaborative a gagné ses galons et réussit l’épreuve du feu (des connexions simultanées) en pleine crise sanitaire.

Début avril 2020, Microsoft indiquait que le nombre d’appels vidéo sur Teams avait augmenté de 1 000 % au mois de mars. Pour les organisations, cette solution permet de gagner du temps dans l’élaboration, l’organisation et le déroulement des réunions.

Les réunions prennent en effet beaucoup de temps. D’ailleurs, selon une étude Wisembly / IFOP de 2018, les cadres français y passent en moyenne 4 heures par semaine, soit 27 jours de travail par an !

42 % des salariés interrogés lors de cette même étude estiment qu’elles sont rarement bien préparées.

Or, une réunion bien menée est bien plus efficiente. Et c’est justement ce que permet teams. Par ailleurs, l’outil est calibré pour que chaque membre de l’équipe puisse y accéder, malgré, parfois la distance et l’itinérance.

Discussions privées

Si les réunions « de visu » sont indispensables pour mener à bien certains projets, les versions virtuelles de Teams permettent d’organiser des rendez-vous avec un support vidéo (presque) complet, des documents partagés, une zone de tchat…

Sur Outlook, vous pouvez programmer des conf’call Teams comme vous le faites pour des réunions classiques. Vos interlocuteurs n’auront qu’à cliquer sur le lien pour accéder à l’événement. Combinée à Sharepoint (dans Microsoft 365) vous (ou quelqu’un d’invité) pourrez aussi bénéficier d’un enregistrement à regarder plus tard.

Grâce à la messagerie instantanée et aux fils de discussion de Teams, il est facile :

• d’entrer en communication avec vos correspondant,
• de planifier une entrevue,
• d’envoyer des invitations aux personnes en télétravail,
• de communiquer à tous l’ordre du jour et les documents clés, d’en discuter au préalable – et, une fois la réunion commencée, de retrouver sur l’écran tous ces échanges préparatoires.

Un smartphone suffit à se joindre à une réunion audio ou en visioconférence, avec la possibilité d’afficher bientôt jusqu’à 9 visages en simultané.

Teams étant une plateforme collaborative, elle permet de partager un écran, de coéditer un document, de travailler ensemble sur un tableau blanc virtuel, de prendre des notes collectivement…

C’est connu, mieux vaut mettre rapidement sur le papier une idée de conversation ou un thème à étudier. Avec Teams, c’est aussi simple et même plus sûr, car vous bénéficiez de sauvegardes dans le cloud. Cela permet à tous les collaborateurs de repérer plus facilement une conversation spécifique en faisant défiler un canal. Des outils de recherche permettent également d’en trouver une en particulier.

Tous les collaborateurs n’étant pas censés suivre tous les sujets, il est possible d’organiser des discussions de groupe avec des interactions privées.

Les utilisateurs peuvent aussi enregistrer, transcrire et sauvegarder des réunions sur le cloud, profiter des intégrations avec l’assistant vocal Cortana (pour passer facilement un appel, participer à une réunion ou ajouter des personnes aux réunions en utilisant un langage naturel) et de la traduction de messages en ligne.

Disposer d’un hub partagé dédié au travail d’équipe, comme Teams, peut aider à mieux travailler ensemble, ce qui génère de meilleurs résultats pour l’entreprise.