Guide des outils Microsoft pour les équipes travaillant à distance

Depuis quelques années, le travail à distance s’est nettement développé au sein des entreprises. Un phénomène qui s’est accentué depuis le début de la pandémie de Covid-19, en mars 2020. Également appelé télétravail, il a bousculé les habitudes des salariés dont l’activité professionnelle est compatible avec ce nouveau mode de travail. Si certains le pratiquent de façon hybride et partagent leur semaine entre des jours de présentiel et des jours de distanciel, d’autres ont opté pour une organisation 100% télétravail. En novembre 2021, un rapport du Cigref – une association qui rassemble grandes entreprises et administrations publiques – annonçait d’ailleurs l’impossibilité d’un retour en arrière sur ces nouveaux modes d’organisation du travail. Quels sont les enjeux portés par le travail à distance ? Quels outils Microsoft sont utiles à la collaboration et à la productivité des équipes travaillant à distance ?

Les enjeux du travail à distance

Déjà réclamé par de nombreux travailleurs bien avant la pandémie, le télétravail s’est brusquement imposé dans leur vie, pour devenir aujourd’hui la norme dans une multitude d’entreprises. Après plus de deux ans de recul, avantages et inconvénients ont pu être définis.

Les bénéfices

Outre la protection des salariés durant une crise sanitaire sans précédent, le travail à distance représente des bénéfices considérables. Par exemple, cela permet aux travailleurs de réduire le stress et la fatigue dus aux trajets quotidiens entre leur domicile et leur entreprise. En passant moins de temps dans leur véhicule ou les transports en commun, ils peuvent l’utiliser à meilleur escient. Par ailleurs, le télétravail améliore les capacités de concentration, souvent troublées au bureau, notamment en open space. De nombreux employeurs ont pu observer une augmentation de la productivité et de la disponibilité des salariés, plus performants grâce au confort que leur apporte le travail en distanciel.

Les risques

Bien sûr, instaurer le travail à distance au sein d’une entreprise n’est pas sans risques. Ce mode d’organisation ne convient pas à tous les profils de salariés, qui peuvent se sentir démotivés par le travail en solitaire et le manque d’interactions sociales. Cela peut également engendrer un désintérêt progressif du travailleur pour son poste et pour l’entreprise, mais également creuser des inégalités professionnelles déjà bien ancrées entre les hommes et les femmes.

Microsoft Teams : développer un pôle virtuel de collaboration et de communication

Afin de développer et de pérenniser le travail à distance dans votre entreprise, il est essentiel de fournir des outils concrets et efficaces à vos collaborateurs. Avec Microsoft Teams, le contact est simplifié et encadré.

Organiser des réunions sereinement

Teams permet d’effectuer des appels vidéo afin de mener à bien tous vos rendez-vous et réunions. Si cette application ne remplace pas les réunions de visu pour certaines démarches essentielles à vos projets, elle aide à maintenir le lien entre les membres d’une équipe, et à faire le point rapidement et simplement sur les avancements individuels. De plus, Teams inclut un service de messagerie instantanée afin d’instaurer un dialogue permanent, en public ou en privé. La planification de vos temps de rencontre virtuels est donc efficace et fluide, notamment grâce à l’envoi d’invitations numériques et de notifications de rappel.

Une plateforme collaborative

En plus des différents canaux de discussion, Microsoft Teams encourage l’échange entre les collaborateurs grâce à des options qui permettent à chacun de prendre des notes et de coéditer un document. Le partage d’écran est également facilité, de façon à ce que tous les membres de l’équipe aient accès aux mêmes informations en temps réel. Enfin, il est possible d’enregistrer et de sauvegarder les réunions afin de les visionner à nouveau ; une solution idéale pour retrouver des informations précises, pallier un éventuel manque de concentration ou résoudre une incompréhension.

Un suivi de la productivité efficace grâce à Microsoft 365

En tant qu’employeur, l’un des principaux enjeux du travail à distance réside dans le suivi de la productivité de vos collaborateurs. En effet, si de nombreux salariés voient leurs capacités de travail augmenter de façon considérable, d’autres auront plutôt tendance à stagner et à éprouver des difficultés dans l’exécution de leurs tâches. Afin d’encourager vos équipes et de stimuler leurs performances, Microsoft a élaboré Microsoft 365.

Basée sur le cloud, cette plateforme comprend toutes les applications de productivité dont vos collaborateurs ont besoin pour avancer dans leurs différents projets :

• Word pour la rédaction des contenus.
• Excel pour l’élaboration de tableaux, de graphiques et la mise en place de calculs automatisés.
• Microsoft Teams, pour organiser des réunions en direct et échanger en instantané.
• OneDrive, pour la sauvegarde et le partage de photos et de documents.
• PowerPoint, pour préparer des présentations simples à partager depuis votre écran.
• Outlook, pour l’envoi et la réception de mails, la création d’un répertoire et la planification des tâches.

Compatibles avec tous types de supports, les applications Microsoft 365 offrent les meilleures conditions de travail à distance à vos salariés. Elles vous permettent également d’accéder aisément à leur travail en cours, de façon à optimiser leur productivité et à émettre des retours réguliers.

Un cloud à l’accès intuitif et sécurisé avec Azure Virtual Desktop

Autre enjeu fondamental du travail en distanciel : la sécurité des données. En effet, ce mode de travail accroît les échanges numériques, ce qui rend les informations plus exposées au vol. Avec Azure Virtual Destop, vous bénéficiez d’un outil de sécurisation entièrement compatible avec Microsoft 365 et Windows 11. Le système s’adapte aux besoins et aux enjeux de votre structure, en créant un environnement de bureau virtuel accessible depuis vos propres appareils.

Vos salariés ont ainsi accès aux applications et à leurs tâches en se connectant à leurs ordinateurs portables ou tablettes respectifs. Le travail à distance se voit alors facilité, puisque le salarié peut bénéficier d’une expérience de bureau où qu’il soit, et ce, de manière totalement sécurisée.

L’essor du télétravail et du travail hybride a conduit à la conception d’outils encore plus performants afin de répondre aux besoins des entreprises comme des salariés. Vous souhaitez développer ces outils au sein de votre structure ? N’hésitez pas à contacter vos experts Calliope pour discuter de votre projet d’intégration !