Comment rédiger le cahier des charges de votre projet ERP ?

Un projet ERP peut s’avérer complexe, c’est pourquoi il est fortement conseillé de tenir un cahier des charges détaillé afin de faciliter votre démarche. L’objectif ici est de mettre noir sur blanc les attentes de l’entreprise, ainsi que les stratégies à privilégier. En somme, la rédaction de votre cahier des charges tient une place aussi importante que le projet ERP en lui-même. Nous vous présentons ici nos conseils pour la réalisation de cette tâche. 

Le cahier des charges, quelle importance ? 

La mise en place d’un ERP relève d’enjeux notables pour une entreprise, c’est pourquoi un tel projet doit être correctement effectué. En effet, ce système aura pour mission d’encadrer les différents aspects de l’entreprise, pour une gestion optimale et un gain de temps notable pour les collaborateurs. La mise en place d’un cahier des charges permet de faciliter l’implantation de votre projet ERP, voici comment. 

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? 

Le cahier des charges est un document dans lequel seront dictés les besoins précis de l’entreprise. L’objectif est de se projeter dans un futur proche, comme lointain, afin d’anticiper au mieux les enjeux à venir et y répondre. 

Réel document de référence pour l’implantation de votre projet ERP, il permet de créer un lien entre l’entreprise, le client et l’intégrateur de solution. 

À quoi sert un cahier des charges ? 

Un cahier des charges exhaustif et détaillé permet d’établir une base de travail, à laquelle se référer tout au long de votre projet. Les informations recensées dans ce dernier sont un moyen de recentrer les éventuels débats, et éviter, in fine, des incohérences ainsi que des coûts supplémentaires. C’est également un moyen pour vous de comparer vos projets et attentes avec les solutions proposées par votre intégrateur de logiciel ; vous assurant ainsi d’être parfaitement en phase. 

Un projet ERP va inévitablement affecter l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise, quelle qu’en soit la taille. Ainsi, chacun joue un rôle constructif dans son implémentation. La réalisation d’un cahier des charges est alors un moyen de coaliser les équipes et d’offrir un moyen de communication pratique pour le projet. 

Que doit contenir le cahier des charges ?

De manière à déterminer ce qui composera votre cahier des charges, il peut être pertinent de vous poser différentes questions : pourquoi opter pour un projet ERP ? Quels en sont les bénéfices pour notre entreprise ? Qui est à l’origine de cette démarche ? De plus, plusieurs informations capitales devront figurer dans votre document. 

Dans un premier temps, votre cahier des charges devra comprendre une présentation de votre entreprise. Celle-ci regroupe plusieurs éléments, tels que le type d’activité, les produits ou services proposés, le profil de client ciblé, etc. À cette occasion, des chiffres clés peuvent être introduits, afin d’apporter quelques précisions. 

Par la suite, il est essentiel de présenter les processus existants, en spécifiant les évolutions attendues pour chacun d’entre eux. Il est également pertinent de mentionner les outils utilisés à ce jour. 

Enfin, votre cahier des charges devra impérativement faire figurer une liste exhaustive de vos besoins et éventuelles problématiques rencontrées. Cela permet de garantir une certaine cohésion entre vos attentes et les solutions proposées par votre intégrateur de logiciel. 

Qui est en charge de la rédaction du cahier des charges ? 

La rédaction d’un cahier des charges peut s’avérer complexe. De fait, plusieurs possibilités s’offrent à vous pour une telle tâche. Celle-ci peut être réalisée par le porteur de projet, comme il vous est possible de solliciter d’un professionnel. 

Le porteur de projet

Le porteur de projet, ou maître d’ouvrage du projet, est une personne désignée pour représenter l’entreprise et mener à bien le projet. S’il s’agit, dans la majorité des cas, d’une personne en interne. Toutefois, le porteur de projet peut également provenir d’un cabinet de conseil mandaté pour ce type de projet. 

La possibilité de se faire accompagner 

En raison de la complexité de cette tâche, nombreuses sont les entreprises à opter pour un accompagnement spécifique. Aux côtés d’un professionnel, vous parviendrez à réaliser un cahier des charges optimal, mais aussi à trouver la société d’intégration adaptée à vos besoins. 

Si une telle alternative se montre avantageuse et rassurante, celle-ci implique un coût qu’il est indispensable d’anticiper pour l’entreprise. 

Quelques conseils additionnels pour bien rédiger le cahier des charges de votre projet ERP 

Pour un cahier des charges pertinent, nous vous proposons quelques conseils complémentaires qui vous aideront à la rédaction. Dans un premier temps, nous avons évoqué qu’il était nécessaire de lister les processus existants. À cette occasion, nous recommandons d’apporter un regard critique juste, qui saura vous aider à mettre en avant les problématiques rencontrées, et, par conséquent, les solutions les plus adaptées.

D’autre part, il peut être intéressant de hiérarchiser les besoins, en les classant par ordre de priorité. De cette manière, vous mettez l’accent sur les points urgents, sans négliger pour autant les besoins complémentaires, qui font également partie de votre liste. 

Les erreurs à ne pas faire 

Pour un cahier des charges pertinent et une base de travail irréprochable pour votre projet ERP, il est important de suivre les conseils mentionnés précédemment, mais aussi de mettre en lumière les erreurs à éviter. Tout d’abord, il convient de trouver le bon équilibre entre une présentation généraliste et un descriptif trop détaillé. L’objectif est d’exposer les faits de façon compréhensible et claire. En parallèle, veillez à ne pas omettre les éventuels documents complémentaires, qui aideront votre prestataire à cibler et définir les enjeux de l’entreprise. 

D’autre part, parmi les erreurs courantes dans la rédaction d’un cahier des charges, nous retrouvons l’exclusion des collaborateurs concernés. Au contraire, veillez à vous assurer que tous les acteurs sont pris en compte dans cette démarche. 

Enfin, il est indispensable de rester ouvert aux suggestions. Le cahier des charges est un document agissant comme première base, et nécessitant parfois des modifications et ajustements afin d’en garantir l’exhaustivité. En acceptant les éventuelles évolutions de ce dernier, vous en améliorez la qualité et facilitez l’intégration future du projet ERP.