Comment optimiser votre projet de changement d’ERP ?

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises – de la PME à la TGE – ont recours à un ERP (Enterprise Resource Planning) comme outil de pilotage afin de gérer l’intégralité de leurs processus. Composé de différents modules adaptés aux besoins et aux enjeux de l’activité de la structure, ce progiciel permet de centraliser les informations et les données, de façon à améliorer la communication entre les différents services. L’ERP que vous utilisez au sein de votre entreprise devient obsolète ou représente un coût trop important par rapport à la rentabilité constatée ? Calliope, spécialiste de l’intégration de solutions business, vous explique comment optimiser votre projet de changement d’ERP.

Quels sont les enjeux d’un ERP ?

Le rassemblement des informations est au cœur du développement d’une entreprise. C’est à cet enjeu majeur que tend à répondre un ERP, également appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français. En effet, dans le but de s’accroître et d’améliorer ses performances, une entreprise doit optimiser son fonctionnement interne en instaurant diverses méthodes destinées, entre autres, à :

• Réduire les erreurs liées à une mauvaise saisie des données.
• Limiter les pertes de temps dans l’exécution des process.
• Optimiser la gestion des stocks.
• Limiter les imprévus dus à des défauts d’anticipation.

En centralisant l’ensemble de vos données grâce à un ERP, la qualité de la saisie est nettement améliorée (taux d’erreur diminué, risque de doublon ou d’oubli éliminé, etc). De plus, vos informations sont mises à jour de façon automatique, ce qui vous permet de connaître, en temps réel, de nombreux chiffres et données essentiels à votre activité comme l’état de vos ventes et de vos stocks. Un atout majeur pour analyser vos besoins rapidement et anticiper les problèmes avant même qu’ils ne surviennent (une rupture de stock, par exemple).

L’utilisation d’un ERP contribue à fluidifier la communication entre les différents départements et services d’une entreprise. Tous vos collaborateurs ont ainsi accès aux mêmes informations, ce qui renforce considérablement la synergie des équipes. Vous augmentez alors vos chances d’atteindre plus simplement et rapidement les objectifs prédéfinis, et bénéficiez d’une longueur d’avance sur vos concurrents. L’ERP constitue donc un outil stratégique particulièrement puissant.

Analyser l’existant et reconnaître le besoin de changement

Lorsque vous avez pris la décision d’utiliser un ERP pour améliorer la gestion de votre entreprise, vos critères de sélection étaient établis sur des objectifs précis, qui correspondaient à des besoins analysés à l’instant T. Or, au fil des années, votre entreprise a évolué. En vue d’un agrandissement ou d’un axe de développement particulier, vous avez constaté qu’il était nécessaire d’opérer certains changements. Il est donc fort probable que l’ERP que vous utilisiez jusqu’à présent soit devenu obsolète et ne réponde plus à vos nouveaux besoins.

Avant de procéder au changement de votre progiciel, il est essentiel de mener une analyse poussée de l’existant, c’est-à-dire des avantages et des inconvénients de votre ERP actuel. Sur quels aspects le progiciel a-t-il été efficace et pertinent ? À l’inverse, quels sont ses dysfonctionnements ? Quels modules conserver dans le nouvel ERP et lesquels éliminer ?

Dans la mesure où l’ERP permet une synergie des principaux services d’une entreprise (ressources humaines, gestion commerciale, chaîne logistique, chaîne de production, gestion comptable et financière, etc), une conduite de changement ne pourra réussir sans l’implication de tous vos collaborateurs. Lors de cette étape cruciale d’audit de l’existant, vous devez donc organiser des ateliers et des réunions animés durant lesquels vos équipes pourront répondre à des questions précises : comment l’entreprise peut-elle s’améliorer ? Quels sont ses points forts à valoriser ? Comment définissent-ils leur environnement de travail ?, etc.

Établir une stratégie de mise en œuvre de l’ERP

Après avoir mené ces différents points collectifs et défini l’existant, il est temps de passer à la concrétisation de votre projet de changement d’ERP. Un programme d’envergure qui nécessite plusieurs étapes essentielles à sa progression et à sa réussite.

Former une équipe dédiée au projet

Un changement de progiciel ne doit pas reposer sur une seule personne. Différents points de vue doivent en effet se confronter afin de trouver les solutions les plus adaptées à chaque segment interne à l’entreprise. C’est pourquoi vous devez constituer une équipe de pilotage, chargée de suivre chaque étape du projet. Au sein de cette équipe, plusieurs rôles sont distribués afin de structurer la conduite du changement et de veiller à tous ses aspects. Vous devez ainsi nommer :

• Un directeur, qui supervise l’ensemble du projet.
• Un coordinateur général, focalisé sur le respect des délais et du budget imposés.
• Des utilisateurs, qui testent l’ERP et émettent leurs avis quant à sa cohérence avec les enjeux définis.
• Des experts informatiques, pour le suivi technique.

Communiquer sur chaque étape du projet

Un projet de changement d’ERP impliquant différents services d’une entreprise, il est capital de les impliquer et de les informer de son avancement. À travers la forme que vous souhaitez privilégier – réunions, ateliers, points en visio, à définir en fonction de la taille de votre structure et du nombre de collaborateurs -, vous indiquez les différentes phases du projet, les difficultés rencontrées, les points à améliorer, et toute autre problématique susceptible de concerner vos équipes, qui pourront émettre leurs doutes et leurs craintes, mais également poser des questions. En proposant ce temps de communication, vous offrez une meilleure visibilité à vos collaborateurs et limitez les risques de résistance au changement.

Former les collaborateurs

Vos collaborateurs sont habitués à des méthodes précises liées à votre ancien ERP. Avant la mise en place concrète de votre nouvel outil, il est primordial de les former à ses modules et aux éventuels nouveaux process instaurés. Là encore, à vous de choisir la forme que prendront ces séances de formation et les supports que vous proposerez à vos équipes. L’essentiel est de fournir des documents clairs qui rendront la formation accessible à tous.

Évaluer l’impact du projet ERP

Avant le lancement de votre nouvel ERP, vous aurez défini des KPI (Key Performance Indicator) avec l’ensemble de vos collaborateurs. Ces indicateurs vous permettront de mesurer, au fur et à mesure de l’utilisation du nouveau progiciel, son impact sur les performances de votre entreprise. Vous aurez ainsi une visibilité précise sur la réussite de votre projet et sur sa pertinence quant aux objectifs prédéfinis. En cas de résultats insatisfaisants, vous pourrez mettre en place de nouvelles méthodologies visant à améliorer l’adéquation entre votre ERP et vos besoins.

L’ERP est un outil stratégique de taille pour le développement de votre entreprise, c’est pourquoi il doit toujours se montrer cohérent avec ses enjeux et son activité. Vous avez un projet de changement d’ERP ? Contactez nos experts Calliope pour en discuter.