Comment s’assurer que l’ERP est bien intégré aux processus métier ?

Quelle que soit la taille de l’entreprise que vous gérez, de nombreux outils pourront vous être d’une aide précieuse au quotidien. Parmi eux, l’ERP (Enterprise Resource Planning) vous permet d’améliorer la gestion de vos informations en les centralisant sur une base de données unique et accessible à tous vos collaborateurs. L’utilisation de ce type de progiciel contribue à l’optimisation de votre organisation interne, et deviendra rapidement un atout dans votre stratégie de développement. Spécialiste de l’intégration de solutions business, Calliope vous explique comment choisir un ERP adapté aux besoins de votre entreprise, et comment évaluer ses performances.

Pourquoi mettre en place un ERP ?

Également appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré), l’ERP présente de nombreux avantages pour différents aspects de votre société. En fonction des modules choisis, votre ERP vous permet en effet d’améliorer des points essentiels au bon déroulement de votre activité :

• La gestion commerciale.
• La gestion comptable et financière.
• La chaîne logistique, la chaîne de production et la gestion des stocks.
• L’optimisation de vos méthodes de planification.

L’automatisation de certaines tâches parfois répétitives et chronophages offre un gain de temps supplémentaire à vos salariés, qui peuvent alors mettre leurs compétences au profit d’autres pistes de développement. De plus, cela limite le risque d’erreur. Vous bénéficiez alors d’une meilleure visibilité en temps réel de vos données, une aide considérable à la prise de décision, à l’anticipation et à la résolution d’éventuelles difficultés.

Par ailleurs, l’usage d’un ERP contribue à une meilleure communication entre les équipes des différents services qui composent votre entreprise. Fluidité, réduction des coûts et perfectionnement général sont au programme d’une implantation ERP réussie.

Évaluer les besoins de l’entreprise

Afin de bénéficier de tous les intérêts d’un progiciel ERP, il est essentiel d’établir un diagnostic de l’existant. Vos objectifs, vos points forts et vos points faibles doivent faire l’objet d’une analyse minutieuse qui aboutira à une mise en œuvre entièrement adaptée à vos enjeux.

Les objectifs

Les objectifs à atteindre peuvent varier selon plusieurs facteurs comme la nature de votre activité, vos effectifs, mais également les besoins de votre entreprise. À l’issue de votre audit, les objectifs définis peuvent concerner différents points :

• Obtenir une meilleure qualité des données.
• Optimiser les méthodes de travail existantes.
• Réduire les coûts de production.
• Améliorer la productivité et la communication interne.

Déterminer le plus précisément possible ces objectifs vous permet de préparer au mieux l’implémentation de votre solution ERP.

Les points à améliorer

L’étape du diagnostic doit aussi vous aider à cerner les limites de votre fonctionnement interne. Fiabilité des données, efficacité de la chaîne logistique, rentabilité et pertes d’argent, pertinence des processus instaurés, etc sont autant de points à analyser afin de parvenir à un bilan objectif et réaliste de la situation de votre entreprise.

Dans la mesure où l’intégration d’un ERP représente un investissement important en temps et en argent, il est essentiel de pérenniser son utilisation au sein de votre entreprise. Un audit global est donc indispensable à la réussite de votre projet.

Intégrer un ERP adapté à l’entreprise

Il convient alors d’opter pour un progiciel adapté aux enjeux et aux possibilités de votre entreprise. Pour ce choix qui s’avèrera crucial dans la bonne conduite de cette intégration, différentes étapes s’imposent à vous.

Comment sélectionner son ERP ?

De nombreuses solutions ERP existent aujourd’hui sur le marché. Or, toutes ne conviennent pas à votre projet ; c’est pourquoi vous devez suivre les conclusions établies par votre diagnostic tout au long du processus.

En fonction de vos problématiques, vous pouvez choisir un ERP généraliste ou un ERP spécialisé. La seconde solution vous offre un accompagnement plus poussé, en totale cohérence avec les enjeux de votre secteur d’activité.

Le type d’hébergement de votre futur ERP a également son importance. Deux options s’offrent alors à vous :

• L’ERP On-Premise : l’entreprise utilise son logiciel sur son propre serveur, grâce à une licence. L’outil est alors modulable et évolutif selon vos besoins. En revanche, l’infrastructure doit être équipée et compatible.
• L’ERP Saas (Software as a service) : l’entreprise utilise un logiciel disponible sur le Cloud et sur abonnement. Plus onéreux, ce service vous dispense des opérations de mise à jour et de maintenance. Par ailleurs, il garantit un meilleur niveau de sécurité pour vos données.

Personnaliser son ERP

Autre possibilité pour intégrer une solution adaptée à votre entreprise : personnaliser votre ERP. Complémentaire des ERP standardisés, les ERP personnalisés entrent en cohérence totale avec les spécificités de vos métiers. Alors qu’un ERP généraliste permet de répondre à 80% de vos besoins, une solution sur-mesure est capable d’en couvrir l’intégralité.

Il est également possible d’opter pour un ERP hybride. Ce dernier rassemble les avantages de l’ERP Saas et de l’ERP On-Premise, et vous offre plus de flexibilité dans vos méthodes de travail.

Former les collaborateurs

Pour un projet d’intégration ERP réussi, il est essentiel d’impliquer l’ensemble de vos collaborateurs. Les accompagner et communiquer de façon régulière et transparente permet de limiter leur résistance au changement et de les faire adhérer à l’ensemble du projet. Réunions, documents, sessions de formation : à vous de trouver la forme qui convient à votre configuration.

Comment évaluer les résultats de l’ERP ?

Au début du projet, il sera difficile de quantifier l’efficacité de votre ERP, et de déterminer s’il sera apte à répondre à un maximum de vos besoins. Vous devez donc définir des KPI (Key Performance Indicator), des indicateurs de performance qui reflèteront vos objectifs et la ligne directrice à suivre.

Dans le cadre d’un projet d’intégration ERP / processus métier réussi, ces KPI peuvent être :

• La rentabilité : il s’agit de comparer les coûts liés au projet et les gains générés depuis sa mise en place.
• La fiabilité : l’ERP doit être fonctionnel, fournir des informations exactes et fluidifier l’ensemble des processus.
• L’évolutivité et l’interopérabilité : l’ERP est au cœur de la stratégie de croissance d’une entreprise. Il doit donc être évolutif et en capacité d’accueillir des modules complémentaires.
• La productivité : ce KPI vous permet de déterminer si l’ERP vous a offert un gain de temps sur les différentes tâches liées à votre activité.

Vous souhaitez discuter de votre projet d’implémentation ERP ? Prenez rendez-vous avec vos experts Calliope !