Méthode agile et implémentation ERP : trouver l’équilibre parfait

L’organisation et la gestion internes constituent des piliers de taille dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Quels que soient sa taille et son secteur d’activité, un business se doit d’optimiser l’ensemble de ses process en instaurant une méthodologie précise. L’objectif ? Améliorer la productivité de l’entreprise et accroître sa rentabilité, en prodiguant un soin logistique précis à chacune de ses composantes. C’est pourquoi de nombreuses sociétés recourent à l’installation d’un logiciel ERP, outil désormais indispensable au développement stratégique d’une activité. Quels sont les enjeux d’une implémentation ERP ? En quoi la méthode agile peut-elle se révéler utile dans un tel projet ?

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

Face à l’avènement d’une concurrence de plus en plus importante, les entreprises ont, au fil des décennies, développé un besoin croissant de rentabilité, notamment dans le secteur de la production. C’est pourquoi le logiciel de gestion MRP (Material Requirements Planning), décliné dans plusieurs versions, a été développé afin d’organiser et d’optimiser les différents niveaux de production, mais également les autres volets d’une entreprise tels que la comptabilité, la gestion des stocks, la vente et les achats.

Dans les années 1990, l’outil s’est étendu à d’autres secteurs d’activité à travers le logiciel ERP (Enterprise Ressource Planning). Une vingtaine d’années plus tard, les solutions ERP se sont largement développées et permettent aujourd’hui de gérer l’ensemble des modules d’une entreprise à l’aide d’un système unique. L’ERP est donc considéré comme le pilier central de l’organisation d’une entreprise. Également appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré), l’ERP assure la communication simultanée de l’ensemble des informations et données au sein de tous les départements d’une entreprise.

Pourquoi mettre en place une implémentation ERP ?

D’abord conçu pour répondre aux besoins des grandes entreprises, le logiciel ERP s’adapte aussi aux petites et moyennes sociétés qui souhaitent disposer d’un outil concret d’intégration et d’unification des données et des process.

Une gestion interne optimisée

Un fonctionnement interne optimal et efficace est essentiel à l’augmentation des performances d’une entreprise. En combinant l’ensemble des problématiques relatives à chaque département d’un business, les solutions intelligentes ERP offrent un gain de temps considérable aux équipes. Ainsi, la plupart des logiciels ERP proposent les options suivantes :

• Un module de gestion comptable et financière.
• Un module Supply Chain (chaîne logistique).
• Un module de gestion des fournisseurs.
• Un module de gestion des ventes.
• Un module de gestion des ressources humaines.
• Un module de gestion de l’e-commerce.
• Un module de gestion de la distribution.

Indépendants, ces modules partagent la même base de données, ce qui permet à l’entreprise d’en tirer le meilleur parti et de mettre au point une stratégie de développement cohérente, en toute connaissance des enjeux internes et externes.

Une amélioration des performances de l’entreprise

Grâce à l’implémentation d’une solution ERP, chaque département de l’entreprise bénéficie d’une meilleure visibilité sur ses possibilités, ses objectifs et ses contraintes, mais également sur ceux des autres départements. Une simultanéité qui rend leur travail complémentaire, et qui agit rapidement sur les performances de la société. Un logiciel ERP permet ainsi :

• De faciliter les différentes opérations financières de l’entreprise (reporting, anticipation des risques, comptabilité clients et fournisseurs, automatisation des tâches importantes, etc).
• D’améliorer la gestion des stocks et de tous les aspects logistiques (transport, entrepôt).
• De mieux cibler les prospects.
• D’optimiser la méthodologie de gestion des commandes.
• De mieux adapter l’offre à la demande en fonction de son évolution.
• Et bien d’autres avantages encore.

Les étapes d’une implémentation ERP

Afin d’améliorer l’organisation interne et d’augmenter le ROI (retour sur investissement) de votre entreprise, l’installation d’une solution ERP doit être effectuée en suivant un protocole précis.

Analyser le fonctionnement général et évaluer les besoins de l’entreprise

Le diagnostic de votre entreprise constitue la première étape, fondamentale. Ce diagnostic poussé s’établira à l’aide de plusieurs questions qu’il conviendra de vous poser dès le lancement du projet :

• Comment s’organise actuellement la gestion interne de l’entreprise ?
• Pourquoi mettre en place un système ERP ?
• Quels sont les services et personnes concernés ?
• Comment les flux d’informations circulent-ils ?
• Quels sont les enjeux relatifs à l’instauration d’un ERP ?

Choisir le logiciel adéquat

Après avoir défini votre plan et établi un cahier des charges, vous disposez des éléments qui vous permettent de choisir la solution ERP la plus adaptée aux besoins de votre société. Nombreuses sur le marché, les solutions ERP se distinguent par leur niveau de simplicité, de maintenance, ou encore par les couvertures fonctionnelle et géographique qu’elles proposent. ERP généraliste ou spécialisé, propriétaire, open source ou en mode Saas : il existe un progiciel adapté à chaque besoin et à chaque budget.

La concrétisation du projet

Il est essentiel d’impliquer l’ensemble de vos équipes et de vos collaborateurs lors de la concrétisation de l’implémentation ERP dans votre entreprise. Une étape qui se réalisera avec succès grâce à :

• Un accompagnement dans cette transition des méthodes de gestion interne.
• Une communication en toute transparence sur le projet.
• Une formation collective au logiciel ERP déployé.

Pourquoi recourir à une méthode agile pour votre implémentation ERP ?

Mise en lumière à partir de 2001, la méthode agile instaure les notions de flexibilité et d’adaptation au cœur de tout projet. Ainsi, elle propose de réagir rapidement et efficacement en cas d’évolution de la demande et des besoins du client, peu importe le moment où ces changements surviennent. Reconnue plus efficace que les méthodes traditionnelles de management de projet, la méthode agile implique une avancée étape par étape, de façon à pouvoir réagir en cas d’insatisfaction constatée. Il s’agit du schéma Scrum, qui consiste à diviser le projet en plusieurs courtes parties, appelées “sprints”.

Les projets d’implémentation ERP sont grandement facilités par la méthode Agile. En effet, celle-ci encourage à créer des temps de travail collectifs plus courts mais plus constructifs, qui permettent d’identifier rapidement les problèmes rencontrés et de les résoudre. Une méthode de projet qui contribue à l’implication de chaque partie prenante de l’entreprise, mais également à la réussite de l’installation du système, grâce à la réduction des risques de surcoût et d’insatisfaction.

Les solutions ERP proposées par Calliope

Spécialiste dans l’accompagnement vers la transition digitale des entreprises, Calliope vous propose des solutions adaptées à vos enjeux.

Microsoft Dynamics 365

Spécialement conçu pour les petites et moyennes entreprises, Microsoft Dynamics 365 Business Central propose une offre évolutive, ce qui en fait la solution idéale pour vous accompagner dans la croissance de votre activité. Une aide indispensable à la gestion de toutes vos taches courantes, ainsi qu’à l’automatisation de vos méthodes internes.

EasyERP

Dédié aux TPE et PME novices en matière de solution ERP, EasyErp est un outil élaboré par Calliope afin de livrer les clés nécessaires à la compréhension et à la mise en œuvre de Microsoft Dynamics 365 Business Central. Découvrez l’essentiel du logiciel et tirez rapidement parti de ses avantages grâce à l’environnement pré-paramétré mis à votre disposition. Pour aller plus loin et bénéficier d’une solution susceptible d’accompagner les évolutions de votre entreprise, plusieurs options et fonctionnalités sont également disponibles.

Afin d’obtenir des informations complémentaires et discuter de votre projet d’implémentation ERP, n’hésitez pas à contacter vos experts Calliope !