Les avantages de connecter son site e-commerce à son ERP

Exercer une activité e-commerce implique de nombreuses tâches liées à la gestion du site Internet, mais également à celle de l’entreprise elle-même. Un travail colossal qui peut s’avérer extrêmement chronophage et mettre en péril vos atouts et votre productivité. C’est pourquoi de nombreuses entreprises, de la TPE au grand groupe, choisissent de s’équiper d’un ERP pour optimiser leur gestion interne. Toutefois, afin de démontrer l’étendue de l’efficacité et des possibilités de ce logiciel, il est fortement recommandé de le synchroniser avec votre site e-commerce. Calliope, spécialiste des solutions business pour toutes les entreprises, vous explique les avantages d’un tel projet.

L’ERP, un outil de centralisation essentiel

Un ERP (Enterprise Ressource Planning) – aussi appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français – est une solution de gestion qui permet de réunir l’intégralité des processus internes d’une entreprise afin d’en faciliter le quotidien. Quelle que soit la taille de votre société, l’ERP constitue un formidable outil pour votre stratégie de développement.

Optimiser la gestion de son entreprise

Un progiciel ERP se compose de nombreux modules en lien avec l’activité d’une entreprise et ses problématiques. Ces modules sont destinés à fonctionner de façon indépendante, tout en interagissant afin de créer une base de données et d’informations unique, accessible à tous les services et départements. L’ERP traite l’intégralité des aspects d’une société, de la production à la vente, en passant par la comptabilité. L’instauration d’une solution ERP au sein de votre entreprise assure ainsi la qualité des informations transmises, et permet une meilleure communication entre vos collaborateurs et vos équipes.

Des fonctionnalités variées

De manière générale, les logiciels ERP proposent des modules communs, essentiels au fonctionnement interne d’une entreprise :

• Un module Supply Chain (gestion des stocks et des matières premières).
• Un module gestion des fournisseurs.
• Un module gestion comptable et financière.
• Un module gestion des ressources humaines.
• Un module gestion de l’e-commerce.
• Un module gestion des ventes.
• Un module gestion de la distribution.

En partageant la même base de données, ces modules indépendants vous permettent de mieux cibler, de manière cohérente, les atouts et les points d’amélioration de votre activité.

Site e-commerce et ERP : les intérêts d’une synchronisation

Malgré l’ampleur du travail nécessaire à la démarche, la connexion de votre site e-commerce à une solution ERP (ou à votre ERP déjà existant) représente des avantages certains, sur le court terme comme sur le long terme.

Des processus internes simplifiés

Entre la vie interne de votre entreprise et celle de votre site, votre temps de travail se voit doublé ; un phénomène fréquemment observé qui ne rend pas service à votre activité, bien au contraire. Service client, gestion des commandes et des stocks, mise à jour du catalogue produits, comptabilité et autres : en recourant à des outils distincts pour gérer ces aspects, vous risquez de perdre un temps précieux et de commettre des erreurs d’anticipation cruciales. Connecter votre site e-commerce à votre ERP vous permet alors :

• D’obtenir une meilleure visibilité de vos données, et ce, en temps réel.
• D’améliorer votre méthode de gestion des stocks et de traitement des commandes.
• De faciliter vos processus de comptabilité et vos opérations financières.
• De mieux adapter votre offre à la demande.

Par ailleurs, une telle synchronisation contribue à améliorer les performances de vos équipes, qui bénéficient d’une visibilité optimale sur les activités de chaque entité, les incitant à travailler ensemble afin d’obtenir des résultats supérieurs.

Assurer la qualité des données

En connectant votre site e-commerce à votre ERP, l’ensemble de vos données est synchronisé. Un processus qui vous permet de limiter au maximum les saisies à la main et, par conséquent, de réduire de façon considérable le risque d’erreur et de perte d’informations. En effet, la quantité des données liées à une activité e-commerce (identité clients, commandes, produits, etc) est particulièrement importante. Le couplage des deux plateformes vous garantit alors la transmission automatique de toutes ces informations qui, ainsi centralisées, forment une base de données fiable et unique.

Améliorer la satisfaction de vos clients

La satisfaction client est au cœur de la réussite d’un business e-commerce. Il est donc essentiel de soigner l’ensemble des étapes du parcours client lorsqu’il visite votre site, de la recherche du produit à la validation de son panier et la transaction financière. Or, grâce à la connexion de votre e-commerce avec votre logiciel ERP, toutes les informations dont vos clients ont besoin (stock disponible, suggestions personnalisées, état de la commande, détails de facturation, etc) sont indiquées et mises à jour en temps réel. De plus, les délais de traitement des commandes sont diminués ; de quoi rassurer vos clients et leur démontrer votre sérieux.

Connecter son site e-commerce à son ERP : une démarche stratégique

En connectant votre ERP à votre e-commerce, vous gagnez donc en qualité et en fiabilité, et augmentez vos chances de fidéliser votre clientèle ou d’en conquérir une nouvelle. Cependant, les intérêts de ce projet pour votre entreprise ne s’arrêtent pas là.

Des coûts d’exploitation réduits

En réduisant au minimum l’intervention humaine liée à la saisie manuelle des informations et à leur vérification, vous n’êtes plus dans l’obligation de recourir à l’embauche, ponctuelle ou à long terme, d’un personnel supplémentaire. L’investissement financier dans cette opération est ainsi largement rentabilisé, puisqu’il vous épargne les charges liées à de nouveaux employés.

Une aide à la prise de décision

La mise en place de ce process au sein de votre entreprise e-commerce vous assure une excellente synchronicité de vos données et de vos informations en temps réel. Cela vous offre alors une meilleure visibilité sur les enjeux stratégiques de votre business, mais également sur ses contraintes et ses possibilités. Vous disposez alors de toutes les informations vous permettant d’anticiper les événements et de prendre les décisions adaptées.

Quelle solution pour connecter son site e-commerce à son ERP ?

Certaines données sont essentielles à la connexion de votre site e-commerce à votre ERP. Stock, prix des produits, mode de paiement, conditions de livraison, caractéristiques et statut des commandes, factures, données client : des informations qu’il convient de synchroniser entre les deux types de plateforme. Ces flux peuvent s’effectuer dans les deux sens, de l’ERP au site e-commerce, ou de ce dernier vers l’ERP.

En fonction du système de gestion de contenu (CMS) que vous utilisez et de la plateforme d’hébergement de votre site, les modalités d’intégration sont différentes. Néanmoins, il est possible de réaliser certaines étapes élémentaires qui vous permettront de connecter vos deux outils :

• Procéder à une opération bilatérale en intégrant l’ERP à votre CMS, puis les données de votre CMS à votre ERP.
• Vérifier les capacités de votre ERP et de votre e-commerce à échanger des flux en temps réel, aux formats CSV ou XML.
• Utiliser une API (Application Programming Interface), qui facilite la connexion des deux entités et l’interaction de leurs fonctionnalités propres.

Vous êtes à la recherche de solutions pour optimiser et développer votre activité e-commerce ? N’hésitez pas à contacter les experts Calliope pour discuter de vos projets et de vos besoins.