Tout savoir sur la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures est l’un des piliers de la digitalisation des entreprises. Elle consiste à faire migrer les factures du format papier vers le format numérique. La dématérialisation est censée favoriser la bonne gestion des factures.

Les enjeux de la dématérialisation de factures sont nombreux. Cette procédure facilite le travail collaboratif et le télétravail, dont l’intérêt a fait l’unanimité pendant les confinements. Cependant, pour réussir la gestion des factures numériques, vous devez utiliser certains outils et faire face aux défis que présente la digitalisation. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous êtes concerné par le sujet. Voici ce que vous devez savoir à ce propos.

Les 3 types de dématérialisation de factures

La dématérialisation permet d’obtenir trois types de facture, à savoir les factures numérisées, les factures dématérialisées simples et les factures dématérialisées fiscales. Ces différentes factures n’ont pas la même valeur.

La numérisation de facture

La numérisation de factures consiste à éditer une facture sous format papier, à l’envoyer au client et enfin à le numériser pour le stocker sur un ordinateur ou un périphérique de stockage. C’est le type de dématérialisation de factures le plus basique. Il est utile uniquement pour donner une existence numérique aux factures.

Les factures numérisées peuvent servir à dresser un historique des factures envoyées. Mais elles ne peuvent pas servir à effectuer la moindre démarche légale.

La dématérialisation de facture simple

La dématérialisation de factures simple est un peu plus avancée que la numérisation de factures. Elle consiste à créer une facture numérique et à l’envoyer au destinataire par e-mail. Certes, les factures dématérialisées simples facilitent la gestion des factures et de la trésorerie dans son ensemble. Mais elles ne sont pas conformes à la réglementation en matière de dématérialisation de factures en France.

Par conséquent, si vous dématérialisez simplement les factures dans votre entreprise, vous devez garder leur version papier, indispensable en cas de contrôle judiciaire.

La dématérialisation de facture fiscale

La dématérialisation de factures fiscale permet d’obtenir des documents qui ont de la valeur du point de vue de la loi. Les factures émises grâce à ce type de dématérialisation sont reconnues par les autorités compétentes.

La dématérialisation de facture fiscale consiste à faire usage d’un système de facturation totalement électronique et sécurisé. Vous devez y recourir si votre objectif est de ne plus utiliser du papier pour émettre les factures au niveau de votre entreprise.

Les obligations légales relatives à la dématérialisation des factures

La dématérialisation de factures par les entreprises est soumise à une réglementation. Les chefs d’entreprises ont des obligations vis-à-vis de la loi.

L’usage d’une facture dématérialisée conforme aux normes

Toute entreprise est libre d’utiliser des logiciels pour la gestion des factures. Mais une facture éditée simplement en format PDF n’a aucune valeur juridique. Selon la réglementation, pour créer une facture électronique valide, vous devez :

• Apposer un système de signature électronique sur un fichier PDF ou autre (un code SMS personnel) ;
• Echanger la facture sur une plateforme d’échange de données sécurisées (EDI) ;
• Organiser une piste d’audit fiable (des contrôles internes visant à prouver la légalité des factures éditées).

Par ailleurs, une facture dématérialisée doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture en papier.

L’archivage des factures dématérialisées

La gestion des factures numériques est l’un des défis auxquels font face les entreprises. La réglementation impose l’archivage de ce type de facture dans un centre de stockage qui offre des garanties de sécurité. Dans le cadre de la dématérialisation des factures de votre entreprise, vous devez donc choisir un data center certifié. Des structures comme Calliope proposent de nombreuses solutions pour faciliter et sécuriser la gestion des factures électroniques.

Les factures électroniques obligatoires pour les fournisseurs de l’État

Dans le but d’inciter les entreprises à procéder à la dématérialisation des factures et par souci de transparence, l’État français impose à ses fournisseurs l’utilisation de factures numériques. À cette fin, il a créé Chorus Pro, un service en ligne offert par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat).

Via ce service, les entreprises qui ont remporté les appels d’offres pour l’exécution de marchés publics fournissent des factures électroniques aux normes. Chorus Pro est accessible à travers un portail créé à cet effet, directement au sein de logiciels de gestion comptable ou de portails/logiciels spécialisés.

Les avantages de la dématérialisation des factures

La gestion des factures est de plus en plus numérisée, surtout dans les grandes entreprises. Mais bon nombre de PME y résistent encore, parce qu’elles ne perçoivent pas son impact réel sur leurs performances. Voici des avantages dont peut bénéficier une entreprise qui met en place la dématérialisation de factures.

L’amélioration de la productivité

Les tâches relatives à la gestion de factures en papier au sein d’une entreprise sont assez chronophages. Le temps passé pour éditer, imprimer et trier les factures est consacré à des opérations plus rentables en cas de dématérialisation. De même, la dématérialisation du traitement des factures permet d’éviter la lenteur souvent observée pour l’envoi de factures. Ainsi, les retards de paiement pour raison de factures non rendues dans les meilleurs délais sont évités. La standardisation de la gestion des factures rend plus simple l’organisation du travail des collaborateurs. Avec des solutions de dématérialisation facture comme celles que nous proposons, vous gagnerez en productivité.

Le gain financier

L’amélioration de la productivité d’une entreprise impacte directement sa situation financière. En optimisant le temps de gestion des factures, les employés mènent plus d’activités à forte valeur ajoutée. Selon une étude réalisée par GS1 France et CXP en 2016, 61 % des chefs d’entreprise enquêtés ont affirmé que la dématérialisation des factures leur permettait de faire des économies.

La facturation manuelle a un coût non-négligeable. En tant que fournisseur, vous devez supporter les coûts des cartons de papier, des enveloppes, des consommables, de l’affranchissement, etc. Du côté du client, il doit faire face, comme le fournisseur, aux dépenses liées à l’archivage des factures en papier. Certes, le stockage de factures dématérialisées est payant également. Mais il présente un coût moindre par rapport au stockage traditionnel et offre plus de sécurité.

La réduction d’erreurs

Des erreurs sont commises parfois lors du traitement manuel des factures. La facturation impliquant des chiffres et de l’argent, de petites erreurs sont souvent sources de litiges entre les fournisseurs et leurs clients. La dématérialisation de factures apporte dans une certaine mesure une solution à cette problématique, à travers des outils de traitement et de suivi. Elle aide ainsi à éviter les conflits et à améliorer votre relation clientèle. Finalement, la digitalisation de la facturation servira à soigner l’image de marque de votre entreprise.

La diminution de l’empreinte carbone

L’automatisation de la gestion des factures vous offre l’avantage de réduire l’empreinte carbone de votre entreprise. L’utilisation de papier ayant un impact sur l’environnement, sa limitation au strict minimum vous permet de jouer votre partition pour la préservation de la nature.

La dématérialisation des factures rendra alors plus écologique votre entreprise.

Les solutions proposées par Calliope pour la dématérialisation des factures

Intégrateur expérimenté dans la création et la gestion de factures dématérialisées, Calliope propose aux professionnels des solutions qui s’adaptent à leurs besoins.

Continia

Continia, c’est un ensemble de solutions que nous avons développées pour accompagner les entreprises dans le processus de digitalisation. Ces solutions permettent de relever les défis de la dématérialisation de documents dans les administrations. Avec une telle solution, vous pourrez :

• Automatiser les processus ;
• Avoir une traçabilité comptable ;
• Traiter automatiquement vos factures ;
• Sécuriser vos documents ;
• Réduire vos dépenses.

Continia vous permet de gagner du temps et de répondre plus promptement aux attentes de vos clients et partenaires. Grâce à la détection automatisée, à l’enregistrement automatique des documents entrants et à la saisie automatique, l’accélération des processus est garantie.

Destinées aux professionnels de la finance, les solutions Continia servent, entre autres à soumettre des reçus par mobile, à enregistrer les activités des salariés, à apparier automatiquement les cartes de crédit, etc. Le but est de permettre à l’entreprise de maîtriser ses dépenses.