Interview de Xavier Dumas sur la facturation électronique

La généralisation de la facture électronique arrive très bientôt ! Pour vous aider à bien préparer votre transition et vous donner toutes les clés dans votre process de dématérialisation des factures, notre expert en dématérialisation, Xavier Dumas, a répondu à nos questions.

[Calliope] Bonjour Xavier, la transition de la dématerialisation des factures arrive à grand pas, comment les TPE et PME vont-elles être touchées par cette obligation de dématérialisation ?

[Xavier D] Bien qu’il existe un planning de mise en œuvre progressif entre le 01/07/2024 et le 01/01/2026, nous pouvons résumer les dates ainsi :

• Au 01 septembre 2026 : GE (Grand entreprise) et les ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire)
• Au 01 septembre 2027 : TPE / PME.

Il faut bien comprendre que la réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA en France dès le 01 septembre 2026 avec pour première obligation d’avoir la capacité de recevoir et de traiter une facture au format électronique.

Il faut partir du principe que les grandes entreprises vont émettre des factures aux format électroniques à compter de cette date. Il convient donc que tous les clients de ces entreprises devront être en mesure de les traiter dans leur système d’information (ETI comme TPE / PME).

[Calliope] Qu’entend-on par facture électronique ?

[Xavier D] La facture électronique constitue en la construction d’un fichier informatique normé qui recense tout ou partie des informations légalement obligatoire d’une facture dite classique (Papier / PDF).

Ce processus de facturation électronique n’est autre que la continuité de la dématérialisation des factures déjà engagé depuis plusieurs années : du papier vers le PDF vers une norme de fichier.

Sa mise en œuvre en France rejoint les quelques 60 pays qui ont déjà légiférés sur des protocoles d’échange de données de facturation via la transmission d’un fichier de données informatisées. (Italie, Brésil, Pays Nordiques Européens…).

L’objectif principal pour l’état Français est de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA par des moyens de contrôles et de centralisation de l’information. Toutes les factures concernées par la réforme devront obligatoirement être transférées sur la future Plateforme Public de Facturation (PPF).

[Calliope] Quelles sont les données de facturation qui doivent obligatoirement être transmises à l’administration fiscale ? 

[Xavier D] Nous distinguons deux flux de données propres à cette nouvelle réforme :

• L’E-invoicing : émissions des factures pour les clients et selon la norme de facture électronique prévue par la réforme 2024-2026 (BtoB pour les assujettis à la TVA en France). Nous retrouvons l’intégralité des informations actuellement obligatoires avec certains champs d’informations complémentaires (entre 21 et 26 mentions selon le format utilisé).
• L’E-reporting : concerne l’envoi d’information complémentaire selon un format définit qui concerne majoritairement les cas suivants : facture de vente en BtoC, facture achat et vente intracom & international, les paiements concernant les factures assujetties à la TVA sur encaissement (prestation de service).

L’objectif étant à terme que l’administration fiscale via la PPF préremplisse la déclaration de TVA de chaque entreprise concernée.

[Calliope] Quels sont les formats de facture que l’on peut utiliser ?

[Xavier D] La réforme a retenu 3 formats de facturations sur les quelques centaines de formats déjà existants au niveau européen :

• Format UBL
• Format CII
• Format Facture-X

Il est important de noter que ces 3 formats de fichiers sont et seront les seuls formats acceptés par l’administration fiscale via la PPF.

Il sera nécessaire de passer par une plateforme partenaire certifiée par l’état (Dite PDP) si vous souhaitez conserver les échanges déjà en place dans votre société afin de garantir les conversions et transmission vers la PPF.

[Calliope] Justement, comment Calliope peut vous accompagner dans la mise en œuvre de ces futures obligations ?

[Xavier D] En tant qu’intégrateur d’ERP de gestion, nous prenons à cœur chez Calliope de trouver les meilleures solutions afin de répondre à l’ensemble des impératifs associés à cette nouvelle réforme.

Nous souhaitons être force de proposition afin d’anticiper et préparer nos clients à ce changement dans les meilleures conditions.

Notre expertise et nos expériences à l’international et le renforcement de nos partenariats avec des éditeurs de solutions reconnus sur le marché que nous adressons, nous permettent de mettre en œuvre un accompagnement ciblé et au cas par cas pour l’ensemble de nos clients.

La réforme de la facture électronique concerne les deux axes principaux qui constituent le cœur d’activité de toute entreprise :

• Les processus et flux sur le cycle d’achat « Purchase To Pay»
• Les processus et flux sur le cycle de vente « Order to Cash»

Calliope vous accompagne pour réaliser un état des lieux sur l’ensemble des processus actuellement en place. L’objectif étant de définir ensemble les bonnes orientations et choix de solutions nécessaires à la mise en œuvre de la réforme :

• Application existante et pérennité (fonction, évolutivité, conformité…)
• Identification des besoins complémentaires et capacité d’intégration à votre système d’information
• Acteur et niveau de responsabilité (Entre Editeur, Intégrateur, Opérateur de Dématérialisation, Future PDP & PPF)
• Planning de mise en œuvre et organisation des processus métier

[Calliope] Quels points d’attention observer lors du choix d’une solution de dématérialisation ? 

[Xavier D] Les points d’attention seraient la pérennité de la solution, son ouverture et son interopérabilité avec vos solutions de gestion ainsi que sa conformité (règlementation sur l’archivage et la valeur probatoire de la facture s’il y a lieu).

Les acteurs actuels sur le marché de la dématérialisation ne seront plus les même lors de la mise en place de la réforme.

[Calliope] Si tu devais donner un conseil aux entreprises pour bien se préparer, lequel serait-il ?

[Xavier D] Commencer au plus tôt à identifier l’ensemble des processus d’achat et de vente de votre organisation. La mise en place moyenne des processus type prévoit un temps moyen de mise en place : de l’initialisation du projet à sa mise en production.

Bien que les plateformes de tests soient déjà disponibles et que les textes risques d’évoluer d’ici là, il est important de considérer l’enjeu de cette réforme comme une opportunité de faire évoluer ses processus d’entreprise (automatisation, conduite du changement, ROI…) et non pas comme une simple contrainte règlementaire.