Comment réussir le déploiement de la dématérialisation des factures pour 2026 ?

Une entreprise, quelle que soit sa taille, est régie par de nombreux aspects : ressources humaines, commercial, service client, comptabilité… Ce dernier joue un rôle particulièrement important dans le fonctionnement interne et externe. En effet, le service comptable est chargé de la gestion des flux financiers, mais également de produire les documents comptables obligatoires, à fournir aux clients ou à présenter aux différents interlocuteurs de l’entreprise (partenaires, actionnaires, etc).

Parmi ces documents, la facture permet d’encadrer une transaction financière en la matérialisant. Elle constitue la preuve de cette transaction, utile lors des bilans comptables, mais aussi en cas de litige. En 2020, le Projet de Loi Finances (PLF) annonçait plusieurs mesures concernant la facturation au sein des entreprises, et notamment la normalisation de la facture électronique. Quels sont les enjeux de cette dématérialisation et comment la mettre en place au sein de votre entreprise ?

Dématérialisation des factures : quelles obligations pour les entreprises ?

L’article 153 de la Loi de Finances pour 2020 énumère une nouvelle législation pour la facturation entre les entreprises assujetties à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée). Ainsi, le déploiement de la facturation électronique devra s’appliquer dès 2026 afin d’atteindre une généralisation d’ici à 2027.

Rappels sur la facturation électronique

La facture électronique est définie par l’ordonnance n°2021-1190 relative à la réforme du droit des sûretés, et publiée le 15 septembre 2021. Le document est dématérialisé de façon à être envoyé, réceptionné et archivé par voie électronique à l’aide d’un logiciel GED (Gestion Électronique de Documents).

Pour être valable, la facture électronique – également appelée e-facture – doit répondre à trois critères :

• Authenticité : pour garantir l’identité de l’émetteur.
• Intégrité : il doit être impossible de la supprimer ou de modifier son contenu.
• Lisibilité : le contenu de l’e-facture doit être compréhensible du plus grand nombre.

Seuls trois formats de factures électroniques (CII et UBL, et le format mixte Factur-X) sont admis par le Portail Public de Facturation (PPF) qui sera mis en place.

Que dit la réforme ?

La Loi de Finances 2020 a progressivement instauré la numérisation du processus de facturation. Si toutes les entreprises françaises sont concernées, un calendrier a été établi afin de définir des échéances précises :

• D’ici au 1er septembre 2026 : les GE (Grandes Entreprises) et les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire).
• D’ici au 1er septembre 2027 : les TPE (Très Petites Entreprises), les PME (Petites et Moyennes Entreprises) et les microentreprises.

Le principal objectif de cette réforme est de lutter contre la fraude à la TVA. En effet, plusieurs milliards d’euros sont perdus chaque année en raison d’une importante différence entre les sommes facturées et les sommes réellement perçues. La dématérialisation des factures permet alors un meilleur contrôle des données des entreprises assujetties à la TVA.

Ces dernières seront soumises à deux obligations :

• L’e-invoicing : créer, envoyer et recevoir des factures électroniques.
• L’e-reporting : transmettre l’ensemble des données de transaction à l’administration fiscale.

Quels sont les avantages du processus de dématérialisation ?

Outre la lutte contre la fraude à la TVA, la dématérialisation des factures représente plusieurs bénéfices pour les entreprises.

Des coûts réduits

En effet, le passage à la facture électronique implique une nette réduction de la consommation de papier et, par conséquent, des économies importantes. De plus, le processus de facturation étant facilité, vos équipes y consacrent moins de temps au quotidien. Un temps supplémentaire qu’ils peuvent utiliser pour s’adonner à d’autres tâches, et ainsi contribuer au développement de l’entreprise. Enfin, la dématérialisation contribue également à simplifier le stockage des factures archivées. Numérisées, elles solutionnent les nombreux problèmes d’espace au sein des locaux d’entreprise.

Un fonctionnement interne optimisé

Le gain de temps permis par la normalisation de l’e-facture améliore la productivité des salariés et limite les erreurs de saisie, ce qui permet l’émission et la communication de données fiables et vérifiées. Un atout de taille pour votre réputation auprès de vos clients et au sein de votre secteur d’activité.

Par ailleurs, l’émission et la transmission des factures sont accélérées grâce à la facturation électronique. Vous bénéficiez alors d’un suivi en temps réel de vos documents, et pouvez considérablement réduire les délais de paiement en relançant vos clients plus rapidement. Sécurité, archivage, fiabilité des données et paiements accélérés : les intérêts de la dématérialisation de vos factures concernent tous les process de votre entreprise.

Les étapes de la dématérialisation des factures

Si le déploiement de la dématérialisation des factures peut représenter certaines contraintes, plusieurs étapes essentielles sont à suivre afin de transformer ce changement important en véritable atout pour votre stratégie d’entreprise.

Réaliser un audit du système d’information

Dans la mesure où dématérialiser vos factures vous permettra, à terme, d’optimiser votre organisation interne, il est essentiel d’effectuer un audit SI (Système d’Information) au préalable. Cette démarche vise à faire un bilan de l’existant et de la situation actuelle de l’entreprise. À l’issue de cet audit, des pistes d’amélioration seront alors définies afin d’opérer la transition numérique de la facturation en cohérence avec les enjeux et les besoins de votre activité.

Vérifier la conformité des factures et des données

Comme nous l’avons déjà évoqué, les factures contiennent des informations essentielles et obligatoires, comme les dates d’émission et de transaction, l’identité de l’émetteur et du destinataire, la somme et les taxes à régler, ainsi que le taux de TVA applicable et le numéro d’identification à la TVA. Les données des factures étant transmises à l’administration fiscale, il est nécessaire de vérifier leur conformité avec les factures émises avant l’intégration du processus de dématérialisation.

Choisir entre PPF et PDP

Pour les entreprises du secteur privé, l’envoi et la réception des e-factures, ainsi que l’e-reporting, ne pourront se faire qu’à travers deux plateformes :

• Le PPF (Portail Public de Facturation), mis en place par l’État.
• Une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), certifiée par l’État. Une liste officielle de ces Opérateurs de Dématérialisation (OD) sera publiée.

Le PPF, accessible gratuitement, dispose de moins de fonctionnalités qu’une PDP. Afin de profiter pleinement du potentiel que la facture électronique représente pour votre entreprise, il est donc conseillé de vous appuyer sur certains critères tels que la taille de votre société, les ressources dont vous disposez, la complexité de votre activité, ou encore le nombre de factures que vous devez émettre chaque année.

Face aux échéances qui se rapprochent, il convient donc de faire preuve d’anticipation afin de trouver la solution la plus cohérente avec vos besoins et vos objectifs.