Tribune d’expert – Le BPM un levier de croissance et de performance pour l’entreprise

Lorsque plusieurs tâches sont en cours d’exécution, la collaboration entre les membres d’une équipe est indispensable. Avec une solution BPM (Business Process Management), les processus et les coûts sont optimisés. À la clé, une progression du chiffre d’affaires et une meilleure expérience client.

La donnée est partout. Mais est-elle correctement partagée entre tous les collaborateurs concernés ? Les coûts engendrés par le traitement global des données sont-ils optimisés ? Ces deux objectifs ne sont pas toujours atteints par les entreprises.

Relever ces deux défis est pourtant indispensable aujourd’hui pour ces organisations qui doivent faire face à un marché global, intégrant de nouvelles composantes concurrentielles et réglementaires. Réduire le time to market, mieux répondre aux exigences et à la satisfaction des clients en optimisant les coûts, devient un enjeu stratégique pour l’entreprise.

Dans ce contexte, l’intégration d’une solution BPM (Business Process Management) s’avère primordiale. Il s’agit d’un projet global et stratégique de l’entreprise qui va placer les processus métier au centre de la réflexion. Leur modélisation permet de les optimiser et, in fine, de les automatiser.

L’automatisation est la clé pour maintenir la qualité d’exécution au niveau souhaité et pour s’assurer qu’une tâche est exécutée de manière identique et récurrente. Par ailleurs, l’automatisation des processus courants permet de se concentrer sur la situation globale et sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Des ROI rapides

Les avantages de cette intégration sont multiples et concrets. La fluidification des échanges entre les collaborateurs permet de disposer d’une meilleure organisation et donc d’une meilleure communication en interne. Les personnes utilisant une solution BPM reçoivent les bonnes informations en temps réel et sont averties en cas de modifications.

La communication entre les différents métiers reste essentielle. C’est un gage de sécurité et de transparence des éléments installés, de rationalisation des coûts et l’assurance d’obtenir rapidement des résultats en termes de ROI.

Dans le cadre de la dématérialisation des factures par exemple, on estime que le coût moyen du traitement global d’un document est d’environ 13€. En mettant en place des outils ad hoc, il est possible de constater des ROIS rapides, de l’ordre de six mois, car ces processus ont été dès lors automatisés.

Déployer une solution BPM adressant l’ensemble des processus de l’entreprise, permet de bénéficier d’une centralisation de l’administration, de faciliter l’intégration et l’implication de tous les collaborateurs concernés.

Ces derniers doivent être au cœur de ce projet d’intégration. La conduite du changement doit être opérée dès les premières réflexions et, ensuite, durant sa mise en place. Il est indispensable d’impliquer dès le départ les responsables métiers, sans oublier bien sûr les utilisateurs. Il importe de leur expliquer les bénéfices évident qu’ils pourront tirer de la mise en place d’une telle solution : recherche, traçabilité et consolidation de l’information, reporting…

BPM Low-Code

Au-delà de la communication entre collaborateurs, un outil BPM offre une visibilité globale sur vos processus métier. Cette vision à 360° permet de travailler plus efficacement et d’économiser des ressources.

Attention cependant à ne pas retenir n’importe quelle solution. Pendant plusieurs années, les entreprises ont multiplié les projets au sein de leurs services, sans qu’il y ait nécessairement une coordination des projets et des outils. Aujourd’hui, la tendance est à l’homogénéisation des outils de communication, mais également à la diminution, dans la mesure du possible, des développements spécifiques.

D’où l’apparition du BPM Low-Code. Cette nouvelle méthode de développement logiciel permet à des personnes qui ont des connaissances limitées en codage de concevoir leurs propres applications sans avoir besoin de l’aide du service informatique. À la clé, des applications plus intuitives, car répondant aux particularités de chaque métier.

Cette option permet ainsi de rester dans une optique évolutive, de minimiser le nombre de fournisseurs et de faciliter la maintenance et la pérennité de cet outil qui peut être transmis.

Il y a une grande diversité d’outils avec plus ou moins de flexibilité et des approches très différentes. Selon le cabinet Gartner, une plate-forme BPM comprend au minimum : une capacité de modélisation graphique des processus métier et/ou des règles, un registre/référentiel de processus pour gérer les métadonnées de modélisation, un moteur d’exécution de processus et un moteur de gestion des états ou de règles (ou les deux).

Schématiquement, il y a deux grandes catégories. D’un côté, « des boites à outils ». À partir d’une « brique », vous devez ensuite développer votre application. D’autres, présentent une approche fonctionnelle métier et répondent à des exigences réglementaires. Ces solutions permettent de dématérialiser en quelques jours des processus avec un axe transverse et modulaire.

Il est donc important de sélectionner la solution capable de prendre en compte vos besoins métier de manière très souple et évolutive et de garantir une vision d’ensemble de l’activité de votre entreprise.

Une fois correctement choisie, déployée et acceptée par tous les collaborateurs, une solution BPM aura un impact positif sur la relation client et sur les performances de l’entreprise.