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La Dématérialisation des Documents : Avantages et Solutions Numériques

La dématérialisation des documents offre une transition vers une gestion numérique efficace des informations, réduisant les coûts et améliorant l'accessibilité. Ce processus permet de convertir les documents physiques en formats électroniques, favorisant ainsi une meilleure organisation, une sécurité accrue et une optimisation des flux de travail dans divers domaines professionnels.

La définition

Qu’est-ce que la Dématérialisation des documents

La dématérialisation est l’opération qui permet d’informatiser vos documents papiers. Elle est une des formidables opportunités offertes par le numérique.

Aujourd’hui nous sommes tous inter-connectés, et nos échanges peuvent être appuyés par toute sorte de documentation. L’information adéquate étaye nos propos, nous aide à prendre des décisions éclairées … Faire entrer ses données dans un Système Informatique est un premier pas vers le partage d’informations.

Vos informations sont ainsi à portée de main, dès que vous en avez besoin, accessibles de n’importe où, stockées dans un référentiel fiable, partageables au moment que vous jugez le plus opportun.

Utiliser la dématérialisation en entreprise, c’est aussi redonner de la grandeur à la valeur ajoutée de l’humain : décisions, organisation, communication, commerce, supervision, force de vente …redeviennent la priorité. Ne perdez plus de temps à faire des tâches chronophages !

Quels services sont davantage enclins à dématérialiser leurs documents ?

Workflow automatisés, gestion dématérialisée des documents apportent de réels bénéfices pour certains services :

Service Juridiques
Finance / Comptabilité
Ressources humaines
Vente / Marketing

Nos références Dématérialisation

Les avantages

Gain de place

Economisez la place de stockage physique de vos informations. Et accédez de n'importe où à vos documents

Gain de temps

Améliorez vos délais de transmission, réduisez votre temps de recherche grâce aux recherches et règles informatiques

Gain d'argent

Diminuez vos coûts de traitements en économisant le prix de l'envoi de vos documents. Réduisez la perte de vos documents

Accès et transmission de l'information

Gestion en mode connecté ou déconnecté.

Sécurisation des informations

Vous faites confiance au logiciel et non à la seule parole humaine.

Vue transverse à la demande

Vous pouvez surveiller votre activité (au global comme au détail).

Enseignement sur les volumes des données collectées

Vous pouvez adapter votre charge de travail en fonction des pics d'activité constatés.

Enseignement des flux de données

Vous savez par qui est passée l'information.

Le choix du logiciel Dématérialisation

Quelles sont les fonctionnalités importante pour la gestion de vos documents ?

Dématérialiser ses factures

Un logiciel de traitement de vos factures peut extraire automatiquement les informations pertinentes et les transmettre à votre ERP, votre CRM. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui sont titulaires ou sous-traitantes pour une entreprise titulaire d’un contrat avec l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics sont dans l’obligation de transmettre leurs factures sous forme électronique.

Gestion documentaire

Des solutions de gestion électronique de documents (GED) et de gestion de contenu d’entreprise (ECM) peuvent s’intégrer directement à Dynamics 365. Grâce à la gestion dématérialisée : vous pouvez retrouver facilement l’en-cours de vos documents, les classifier, les donner à voir selon les autorisations définies, les données sont stockées et facilement accessibles. Créez votre propre documentation facilement, consultable on line et off line, accessible de partout ! Produisez du matériel d'apprentissage multi format, multilingue, et partagez-le sur un portail sécurisé d'apprentissage accessible à tout moment. La solution que nous vous proposons est compatible avec de nombreux ERP, navigateurs Web, applications Windows et Office de Microsoft.

Notes de frais

La gestion automatisée des notes de frais apporte une force d'exécution et une rapidité qui, in fine, se révèle être un atout de taille.

Signature électronique

Vous avez la possibilité via des flux sécurisés, d’échanger des documents, de les signer électroniquement. Ainsi vous pouvez authentifier la documentation qui vous parvient, transmettre des documents conformes à la législation. Obtenez un processus commercial plus fiable, robuste et sécurisé, une solution multicanale pour signer vos documents depuis l’appareil de votre choix. Suivez vos signatures en temps réel avec la solution Docusign, pour vos : • Contrats Commerciaux, • Contrats Fournisseurs, • Documents RH, • Validations internes…

Les conseils de Calliope

Confiez au groupe calliope l’intégration de solutions qui vous permettront d’évoluer.

Calliope Business Solutions, en qualité d'architecte du système d'information vous accompagne dans votre démarche de transformation numérique et vous forme à ces nouveaux usages. Un fonctionnement digitalisé contribuera ainsi à l’optimisation de vos résultats.