Comment gagner en efficacité avec un portail collaboratif ?

Avec le renouvellement continu des méthodes de travail, nombre de plateformes de travail collaboratif ont vu le jour depuis quelques années. Ce développement est notamment dû à l’instauration du télétravail au sein des entreprises. Cherchant à favoriser la créativité et la productivité des salariés, de nombreuses entreprises ont fait le choix de créer de véritables espaces de travail collaboratif où les collaborateurs peuvent échanger en toute sérénité. Cela passe également par la mise en place d’un portail collaboratif qui tend à améliorer la gestion de projet, la communication entre les salariés de l’entreprise ainsi qu’avec les clients. Afin de bien comprendre comment réussir la mise en place d’un portail collaboratif en vue de gagner en efficacité au sein d’une entreprise, nous allons vous présenter ses avantages ainsi que ses fonctionnalités.

Quels sont les avantages d’un portail collaboratif d’entreprise ?

Si vous hésitez à mettre en place un portail collaboratif d’entreprise, il est important que vous sachiez que celui-ci permet d’améliorer considérablement la communication entre les salariés tout en optimisant le partage de documents. Que vous souhaitiez transmettre une information cruciale à un collaborateur ou à un client, le cloud vous permettra de le faire de façon rapide et ciblée. Si vous travaillez sur un projet confidentiel, une plateforme collaborative vous apportera la sécurité nécessaire pour limiter les droits d’accès uniquement aux personnes concernées par ce dernier.

Grâce à l’utilisation d’un portail collaboratif d’entreprise, toutes les informations essentielles au projet en cours seront rassemblées sur une plateforme unique, ce qui restreindra considérablement le risque de perte de données. Sur cette plateforme collaborative, vous avez également la possibilité de trier et hiérarchiser les documents et informations en vue de gagner du temps dans l’avancée de votre projet.

Quelles sont les fonctionnalités d’un portail collaboratif ?

Bien que l’instauration d’un portail collaboratif soit fondamentale pour une entreprise, l’exploitation des fonctionnalités pourra fortement diverger. En fonction de la taille de l’établissement ou des outils déjà disponibles, certaines fonctionnalités pourront être un véritable atout quand d’autres n’auront aucun intérêt pour l’organisation en question. Afin d’opter pour le portail collaboratif d’entreprise qui vous convient et qui aura un réel impact sur les performances de vos salariés, nous vous partageons les fonctionnalités essentielles quelle que soit la taille de votre entreprise.

La collaboration

En optant pour un portail collaboratif d’entreprise, vos salariés pourront apprendre à maîtriser un système de communication interne en vue de communiquer rapidement et efficacement sur une partie du projet. Sur la plateforme, ils auront la possibilité d’accéder à un agenda commun qui regroupera l’ensemble des dates butoirs, des réunions et des tâches liées au projet. Chaque collaborateur pourra alors facilement se tenir à jour sur l’avancée du projet ainsi que sur les missions accomplies en consultant le fil d’actualité, les publications et les commentaires présents sur la plateforme.

L’administration

Pour gérer l’administration de votre entreprise et du projet en cours, le portail collaboratif d’entreprise vous donnera accès à un tableau de bord, à une gestion des droits d’accès, à une meilleure traçabilité des échanges ainsi qu’à des indicateurs de pilotage. Grâce à ces nombreuses fonctionnalités, il sera d’autant plus facile de communiquer avec les bonnes personnes et de faire parvenir des informations le plus rapidement possible en s’assurant qu’elles soient correctement réceptionnées.

Le partage

Lorsqu’une entreprise décide de mettre en place une plateforme collaborative, ce cloud sera idéal pour accueillir des articles, des documents, des vidéos, des photos ou encore des messages. Avec cet outil, vous aurez également la possibilité de partager votre écran avec vos différents collaborateurs pour leur expliquer aisément le travail que vous avez accompli et solliciter leur avis afin d’effectuer les modifications qui s’imposent.

La gestion électronique des documents (GED)

Au sein d’un outil de collaboration, la gestion électronique de documents (GED) est essentielle à l’avancement du projet puisqu’elle permet à plusieurs salariés de modifier un document en direct. Les documents générés peuvent alors être rangés dans une bibliothèque numérique et être enregistrés en tant que modèles pour que chacun puisse l’utiliser si besoin. Dans le cas du télétravail, cet outil s’avère très utile étant donné qu’il donne la possibilité à tous les collaborateurs de laisser des annotations sur le document afin d’aider la personne qui l’a créé.

L’intégration

Favorisant l’automatisation des tâches qui peuvent s’avérer relativement chronophages, un portail collaboratif d’entreprise est un véritable atout pour une entreprise souhaitant se développer rapidement et booster son activité. En regroupant votre agenda, la réception de vos e-mails ainsi que la liste de vos tâches sur un même outil collaboratif, vous gagnerez un temps considérable et pourrez vous concentrer sur les tâches essentielles et plus complexes que demande votre projet commun.

Comment réussir la mise en place d’un portail collaboratif d’entreprise ?

Avec la digitalisation des entreprises et le développement des technologies, les méthodes de travail connaissent une véritable transformation. Pour gagner en efficacité au sein de votre entreprise, il est alors important que la mise en place d’un portail collaboratif soit parfaitement réussie. Bien qu’elle puisse être difficile à mener, l’instauration d’un portail collaboratif doit suivre des phases spécifiques pour être acceptée par tous les collaborateurs d’une entreprise et prouver son efficacité. Grâce à une stratégie d’entreprise définie, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour que vos salariés acceptent ce nouvel outil et l’adoptent dans les plus brefs délais. Avant de mettre en place votre nouveau réseau social d’entreprise, nous vous conseillons alors de prévenir vos salariés et de les former à cette nouvelle méthode de travail. Pour que votre projet de portail collaboratif soit une réussite, nous vous invitons également à bien identifier les business cases ainsi que les sponsors en amont.

Cette démarche aura pour vocation de mettre en avant votre projet et de motiver les salariés à l’utiliser. Pour convaincre vos salariés, la démonstration de l’efficacité de cet outil peut être une excellente solution. En leur confiant un projet peu complexe, ils pourront découvrir à quel point l’utilisation d’un portail collaboratif leur permet de gagner du temps et d’être plus efficace. Cela aura notamment pour conséquence de les motiver davantage et de voir leur travail valorisé par une productivité décuplée. Si vous souhaitez que l’utilisation d’un portail collaboratif reste pertinente et efficace, nous vous invitons à déterminer des indicateurs de réussite métier afin de communiquer les résultats attendus à l’ensemble de vos salariés. Grâce à ces indicateurs, vous serez alors en capacité de faire évoluer votre outil de travail afin que celui-ci soit continuellement en adéquation avec l’évolution de votre entreprise.