Optimiser la gestion de ses notes de frais grâce à la dématérialisation

La gestion des notes de frais représente un coût non négligeable pour les entreprises. Une meilleure gestion est obtenue en s’appuyant sur des outils adaptés et en dématérialisant ces documents.

La gestion des notes de frais engendre plusieurs coûts cachés. L’un des premiers est la fraude. Une récente étude (on ne citera pas SAP Concur…) révèle que la grande majorité des Français (81 %) sont honnêtes. Seul un Français sur cinq (19 %) admet avoir déjà fraudé le fisc, son entreprise ou les aides sociales.

Dans certains cas, des dépenses personnelles peuvent être passées en dépenses professionnelles. Dans d’autres cas, il s’agit de fausses déclarations des frais kilométriques.

Le second coût d’une gestion inefficace des notes de frais est la perte de temps. Faute d’un logiciel efficace, le service comptabilité considère souvent cette tache comme chronophage.

Les entreprises ont donc tout intérêt à optimiser ce poste en s’appuyant notamment sur les « Solution Expense Management » de Continia Software qui s’intègrent sans difficulté à votre ERP Microsoft Dynamics NAV et 365 Business Central :

Capture de documents

Continia Software permet de rationaliser et d’automatiser chaque étape du traitement quotidien des factures :

• La réception : les personnes autorisées peuvent les voir, les accepter ou les rejeter, les mettre en attente ou les transférer à une autre personne. Il est également possible de récupérer des documents précédemment traités dans les archives numériques ;
• L’enregistrement d’une facture ;
• L’approbation : elle peut se faire directement dans Microsoft Dynamics, ce qui permet à tous les membres autorisés d’accéder au flux de travail d’approbation.

Saisie automatisée des données

Continia Document Capture est certainement l’une des meilleures solutions complémentaires de Dynamics NAV et Dynamics 365 Business Central. Toutes les informations pertinentes sur les documents sont automatiquement transférées dans les champs correspondants de Microsoft Dynamics, ce qui permet d’enregistrer efficacement les documents entrants.

Traitement et gestion des factures

Ces processus sont rationalisés grâce à de nouvelles fonctionnalités telles que : la détection automatisée des fournisseurs, la vue d’ensemble des documents, l’enregistrement des entrées.

Les collaborateurs qui sont en déplacement n’ont plus besoin de revenir au bureau pour apporter leurs notes de frais. Ils peuvent les envoyer via l’application Continia Expense Management.

Il leur suffit de prendre une photo de leur reçu, de remplir les champs obligatoires et de l’adresser directement au service comptabilité. L’enregistrement du kilométrage est traité de la même manière. Tous les reçus seront visibles dans Dynamics NAV ou Dynamics 365 Business Central.

Continia Expense Management vous permet d’importer les dépenses par carte de crédit des employés directement dans Dynamics NAV ou Dynamics 365 Business Central et de relier automatiquement la ligne de dépenses individuelles à un reçu enregistré.

Cette solution ne s’arrête pas aux factures. D’autres types de documents comme les notes de crédit, les commandes de vente, les bons de livraison et bien d’autres encore peuvent également être ajoutés.