Quelles réglementations votre logiciel de caisse doit-il respecter ?

Pensé pour faciliter la gestion comptable de votre activité et limiter les risques d’erreurs lors de l’encaissement, le système de caisse est essentiel pour obtenir des analyses de vente performantes. Pour pouvoir exercer correctement votre activité commerciale (commerces, points de vente, magasins, etc.), il est, par ailleurs, indispensable de s’équiper d’un logiciel de caisse certifié et conforme aux réglementations en vigueur.
Lutte contre les fraudes, loi anti-gaspillage, affichage du prix de référence : nous avons listé pour vous les exigences administratives que votre logiciel de caisse doit respecter et les sanctions encourues en cas de non-respect.

Quelles sont les réglementations à respecter ?

Si la loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel de caisse ou d’une caisse enregistreuse, les professionnels ayant recours à ce système ont l’obligation d’utiliser du matériel certifié répondant à diverses exigences.

La certification de conformité du logiciel de caisse

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2018, la loi stipule que les commerçants, artisans, agriculteurs et professions libérales dont l’entreprise est soumise à la TVA ont l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié, conformément à la norme NF525.
La mise en place de cette norme tend à prouver que votre logiciel de caisse respecte bien les conditions suivantes :

• Sécurisation : les données récoltées par votre logiciel, mais également les modifications apportées et les pièces justificatives doivent être sécurisées pendant une durée minimale de 6 ans ;
• Inaltérabilité : votre logiciel doit pouvoir enregistrer des données relatives aux règlements sans les altérer ;
• Conservation : votre logiciel est tenu de mettre en place une clôture journalière, mensuelle ou annuelle et d’enregistrer les données ;
• Archivage : une période d’archivage figeant et datant les données doit être prévue par votre logiciel tout en garantissant la traçabilité des opérations d’archivage.

Afin de prouver votre conformité à cette loi visant à lutter contre la fraude, vous avez l’obligation d’obtenir une attestation ou un certificat. Celui-ci n’est pas délivré automatiquement avec votre logiciel de caisse, c’est à vous de faire la demande auprès de votre fournisseur. Il peut ainsi être délivré par un organisme accrédité ou l’éditeur du système de caisse et doit être renouvelé tous les ans.

L’interdiction d’impression systématique des tickets de caisse

En accord avec la loi anti-gaspillage visant à réduire la production de déchet et le gaspillage de papier, les tickets de caisse ne doivent être imprimés, depuis le 1ᵉʳ août 2023, qu’à la demande des clients. La réduction des tickets de caisse est une solution bénéfique pour l’environnement, tant en termes de réduction de la pollution que de santé publique (présence de bisphénol A dans 50 % des tickets en France).
Il est toutefois possible de mettre en place d’autres systèmes de preuve d’achat grâce à la dématérialisation du ticket de caisse. Sous réserve du respect en matière de collecte des données, vous pouvez, en effet, transmettre un reçu électronique par mail ou par SMS. Il s’avère donc nécessaire de posséder un logiciel de caisse en accord avec ces nouvelles exigences, capable de retenir des données comme les adresses mails afin d’envoyer des reçus par ce biais.

L’obligation d’afficher le prix de référence

Notez, par ailleurs, qu’avec la mise en place de la Directive 2019/2161, les magasins sont dans l’obligation d’afficher les prix de manière claire dans le cadre de promotions ou de soldes. En effet, toute annonce de réduction doit indiquer le prix antérieur appliqué par le commerçant pendant une durée de trente jours avant l’application de cette réduction.
Exemple : Vous souhaitez effectuer une remise de 20 % sur un article dont le prix de vente initial est de 50 euros, mais vous le proposez à 40 euros sur les trente derniers jours. La réduction s’applique alors à partir des 40 euros et non pas des 50 euros.
Si vous devez conserver une preuve du prix de référence de chacun de vos produits (à l’aide, par exemple, de tickets de caisse), il est également nécessaire que votre logiciel de caisse vous permette de retrouver aisément l’ensemble des prix pratiqués au sein du magasin.

Réglementation des logiciels de caisse : qui est concerné ?

Bien que les différentes réglementations et lois mises en place tendent à s’appliquer à l’ensemble du secteur commercial, tous les professionnels ne sont, pour l’instant, pas concernés de la même manière :
La loi de finances de janvier 2018 (norme NF525) s’applique à l’ensemble des professionnels (commerces physiques et e-commerce) assujettis à la TVA, quel que soit son secteur d’activité. Il existe toutefois quelques exceptions :

• Les entreprises de B to B réalisant seulement des opérations commerciales avec d’autres entreprises ;
• Les professionnels exerçant uniquement des opérations exonérées de TVA ;
• Les professionnels, tels que les micro-entrepreneurs, qui bénéficient de la franchise en base TVA ;
• Les entreprises réalisant tous ses paiements avec l’intermédiation d’un établissement de crédit ;
• Les professionnels qui bénéficient du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole.

Concernant la loi anti-gaspillage, l’ensemble des surfaces de vente et des établissements recevant du public ont l’interdiction d’imprimer systématiquement les tickets de caisse, sauf sur demande du client. La loi de finances de 2024 a, par ailleurs, fixé l’obligation d’émettre des factures électroniques au 1ᵉʳ septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire et au 1ᵉʳ septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.
Quant à la Directive 2019/2161 sur la détermination du prix de référence, elle s’avère obligatoire quelle que soit la forme de vente (en magasin, à distance ou hors établissement commercial).

Quelles sanctions risquent les entreprises ?

Le non-respect des différentes réglementations mises en place autour du logiciel de caisse et de l’activité commerciale en général peut avoir de lourdes conséquences financières et juridiques sur votre entreprise. En effet, diverses sanctions sont applicables :

• Non-conformité à la norme NF525 : amende de 7500 euros par unité de saisie (caisses enregistreuses, tablettes, etc.) et obligation de régularisation sous un délai de 60 jours ;
• Non-respect de l’interdiction d’impression systématique des tickets de caisse : jusqu’à 3 000 euros d’amende pour une personne physique et 15 000 euros d’amende pour une personne morale ;
• Non-respect de l’affichage des prix de références : risque de 2 ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende sous motif de pratique commerciale trompeuse.

Afin d’assurer la conformité de votre logiciel de caisse avec les différentes réglementations, nous vous conseillons de vous renseigner directement auprès de l’éditeur informatique de votre système. Avec, par exemple, un add-on comme CallioPack Anti-Fraude TVA, tout utilisateur du logiciel de caisse LS Central pour Microsoft D365 Business Central disposera d’un système respectant les normes administratives en vigueur, garantit par un certificat de conformité.