Signature électronique, contrats… quelle stratégie pour dématérialiser en toute confiance et conformité en 2024 ?

Dans l’ère du numérique, il est indispensable pour les entreprises de s’aligner avec les tendances et de répondre aux besoins actuels. Ainsi, opter pour une dématérialisation totale est essentiel. Signature électronique, contrats numérisés… Entre gain de temps, économies et sécurité, les enjeux de la dématérialisation sont nombreux. Cependant, il est à noter qu’une telle démarche n’est pas simple à mettre en place. De fait, pour une transition aisée et efficace, il convient d’adopter une bonne stratégie. Le Groupe Calliope vous présente ses conseils quant à l’approche à adopter pour une dématérialisation en toute conformité pour l’année 2024.

La dématérialisation : un indispensable pour votre entreprise

Aujourd’hui, petites, moyennes et grandes entreprises optent progressivement pour la dématérialisation de leurs documents et démarches administratives. Pourquoi ? En réalité, les avantages sont nombreux, quel que soit le secteur auquel appartient votre société.

Tout d’abord, et nous le verrons plus en détail ci-dessous, le numérique permet d’améliorer considérablement les facteurs de risques liés à la sécurité de vos données. En effet, le format papier expose à différents aléas et sinistres, tels que des incendies ou inondations, pouvant détruire définitivement les documents. Stockées sur un espace dématérialisé, vos données sont alors parfaitement sécurisées, et répondent aux dernières réglementations légales quant à la conservation des documents.

D’autre part, une entreprise peut grandement bénéficier de la dématérialisation, et ce, à différents niveaux. En effet, cela garantit avant tout un gain de place certain, puisque tous les documents sont stockés sur une base de données virtuelle, accessible en seulement quelques clics. Les collaborateurs d’une entreprise bénéficient également d’un gain de temps considérable, puisque tous les documents peuvent être retrouvés grâce à un moteur de recherche aisé à prendre en main.

Afin de répondre aux besoins et enjeux d’aujourd’hui, les entreprises doivent impérativement se moderniser et adopter les méthodologies adéquates, à commencer par la dématérialisation.

Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

Les enjeux de la dématérialisation sont nombreux et doivent impérativement être compris afin d’adopter une stratégie en accord avec les besoins de l’entreprise.

Améliorer la compétitivité des entreprises

Ce que nous appelons la compétitivité des entreprises, c’est leur capacité à se maintenir à la hauteur, tout en se démarquant de la concurrence. En adoptant une stratégie de dématérialisation, vous augmentez considérablement les performances de l’entreprise, afin de répondre aux divers enjeux.

Mieux connaître et anticiper les flux inter-entreprises

Outre les nombreux avantages qu’implique la dématérialisation concernant vos démarches envers vos clients et autres profils externes, une telle stratégie saura également améliorer considérablement les flux inter-entreprises. Les différents départements de la société seront en mesure de communiquer et de travailler en harmonie.

Lutter contre les fraudes

L’apparition du numérique a laissé place à de multiples fraudes, notamment au niveau des factures et autres documents. En effet, avec l’apparition des signatures électroniques et autres nouveautés, les falsifications ont augmenté, et portent préjudice aux entreprises. Une dématérialisation correctement exécutée permet de mettre en place des systèmes de sécurisation performants, permettant de lutter efficacement contre les fraudes.

Une stratégie adaptée aux tendances

De manière logique, les tendances sont en constante évolution, de manière à pouvoir répondre aux besoins actuels des consommateurs. Ainsi, pour pouvoir se mesurer aux enjeux d’aujourd’hui et de demain, les entreprises se doivent de mettre en place les stratégies adéquates.

Tenir compte des évolutions

Les nouvelles technologies ne cessent de révolutionner le quotidien des entreprises qui doivent alors se mettre au niveau, et répondre aux besoins futurs des consommateurs. Toutefois, il est important de noter que lesdites évolutions peuvent intervenir au niveau des échanges, des documents, comme des processus métiers. De fait, il est indispensable pour une entreprise d’adopter une stratégie de dématérialisation complète, qui saura couvrir les différents départements et placer l’entreprise parmi les meilleures du secteur.

Construire un plan de transformation

La dématérialisation est une transition pouvant s’avérer des plus complexes, quelle que soit la taille de l’entreprise. De fait, il est indispensable de mettre en place un plan de transformation prenant en considération les différentes étapes du processus, afin de garantir une conversion optimale.

Le plan de transformation comprend plusieurs phases, à commencer par une planification détaillée du projet de dématérialisation. Vous y préciserez vos objectifs, pour une stratégie en accord parfait avec vos besoins actuels et futurs. Par la suite, vous développez un plan d’action précis, qui donnera la priorité aux processus simples et rapides. Ensuite, il faudra inévitablement contrôler l’efficacité du plan de transformation, et réaliser les ajustements nécessaires.

Anticiper les impacts

La dématérialisation des documents, qu’il s’agisse des factures, des contrats, et autres, mais également des communications inter-entreprises et des stratégies de la société, vont grandement affecter le fonctionnement de votre entreprise. De fait, il convient de prévoir et d’anticiper les impacts que cela aura, afin d’être en mesure d’appréhender ces derniers et garantir une entreprise qui prospère.

Lister les cas d’usage de l’entreprise

La dématérialisation affecte différents aspects de l’entreprise, afin que celle-ci puisse répondre aux enjeux d’aujourd’hui. Cependant, d’une société à une autre, il est probable que les besoins varient. De fait, il convient, avant toute démarche, de déterminer avec précisions les cas d’usage de votre entreprise, concernant la dématérialisation. Dans quels secteurs et départements celle-ci saura se montrer bénéfique ? Concrètement, quelles sont les nouveautés qui vont affecter l’entreprise ? Réaliser une liste exhaustive vous permet d’anticiper au mieux les changements à venir.

La dématérialisation est un procédé impliquant une transformation totale de votre entreprise, puisque différents aspects de cette dernière seront affectés. De façon à pouvoir mettre en place une conversion optimale, qui saura grandement profiter à votre société, il est important d’adopter une stratégie en accord avec vos besoins, actuels et futurs. Il convient également de tenir compte des réglementations en vigueur, notamment en termes de sécurité, vous garantissant ainsi une conformité irréprochable pour 2024. Si les enjeux sont similaires d’une entreprise à une autre, le processus de transformation peut, quant à lui, varier selon vos besoins et attentes, c’est pourquoi il convient d’adopter la bonne stratégie.