8 conseils de planification pour réussir son projet d’intégration ERP eCommerce

De nos jours, le e-commerce doit faire face à de nombreux défis. Avec l’explosion des ventes en ligne, de nouvelles solutions doivent être mises en place par les entreprises. Cette étape est indispensable pour être en mesure de suivre les nouvelles tendances de consommation. Lorsque le succès est au rendez-vous, il est notamment recommandé d’intégrer un ERP e-commerce pour garantir le bon déroulement de chaque processus.

Représentant un projet important au sein d’une entreprise, développer un ERP e-commerce doit faire l’objet d’une préparation minutieuse qui fera de lui une véritable réussite. En suivant nos 8 conseils de planification, vous devriez ainsi réussir votre projet d’intégration ERP e-commerce et permettre à l’ensemble de vos équipes de l’utiliser au quotidien !

Préparer la phase d’avant-projet

Si vous désirez mettre en place un projet ERP e-commerce au sein de votre entreprise, nous vous invitons à bien préparer la phase d’avant-projet qui consistera à réaliser une étude, prévoir la gestion des risques et constituer une équipe dédiée à cela. De la gestion des stocks à la livraison des commandes réalisées en ligne, l’ERP pourra ensuite vous aider à maximiser votre productivité et à bénéficier d’une vision à 360° sur vos activités multicanales.

Effectuer une analyse

Avant de vous lancer dans un tel projet, nous vous conseillons de bien lister les raisons pour lesquelles un ERP e-commerce pourrait être indispensable à votre entreprise. Vous pourriez par exemple en avoir besoin pour :

• profiter d’un plus grand avantage concurrentiel en ligne,
• automatiser des tâches chronophages et répétitives,
• obtenir un meilleur suivi de vos clients et de leurs commandes en ligne,
• réduire les coûts liés à votre chaîne d’approvisionnement,
• synchroniser les données de votre site e-commerce en temps réel,
• etc.

La connexion d’un ERP à un site e-commerce est particulièrement importante puisqu’elle peut avoir un impact sur le temps de travail, la saisie des données ou encore la visibilité. Pour réussir cette ouverture sur le web, l’analyse des besoins est la première étape essentielle pour cela.

Gérer les risques

Piloter un projet ERP requiert de mettre en place une gestion des risques afin de recenser l’ensemble des évènements qui pourraient avoir une influence négative sur le logiciel en question ou sur le site marchand. Grâce à une meilleure gestion des risques, vous serez alors capable de les éviter et de préparer divers plans d’action en vue de limiter les conséquences sur votre entreprise. Lors de la réalisation de votre liste de risques, nous vous recommandons de renseigner la probabilité, leurs répercussions, le plan d’action à mettre en place ainsi que le nom de la personne en charge de ce dernier.

Constituer une équipe

Si vous avez décidé de mettre en place un projet ERP au sein de votre entreprise, il sera alors nécessaire de composer une équipe dédiée à son développement et à son ouverture sur le web. Afin de réussir votre projet ERP e-commerce, diversifier les compétences apportées par chaque collaborateur peut être une excellente idée (marketing, commerce, compatibilité, etc.), à condition que tout cela soit bien orchestré par un chef de projet qualifié.

Réaliser un cahier des charges

Avant de commencer la mise en place de votre projet ERP e-commerce, nous vous invitons à réaliser un cahier des charges technique et fonctionnel qui permettra d’établir un périmètre fonctionnel limpide.

Au sein de ce cahier des charges, chaque collaborateur pourra ainsi retrouver des informations importantes sur l’entreprise, le site e-commerce et son back-office Prestashop, l’analyse des flux et des risques, ainsi qu’une liste des fonctionnalités espérées pour l’ERP e-commerce : consolidation de plusieurs bases de données, automatisation de certains processus, configuration de nouveaux agents de livraison, reporting, etc.

Examiner les flux de travail clés et spécifier les exigences d’automatisation

Pour améliorer les anciens processus d’entreprise grâce à l’intégration d’un ERP e-commerce, il est indispensable d’effectuer une analyse rigoureuse des flux de travail des différents canaux. Une telle analyse sert notamment à atteindre un objectif commercial grâce à la mise en place de règles, à la réalisation de tâches et au regroupement de données propres à l’entreprise.

Cette analyse tend également à réduire les coûts puisque vous aurez une meilleure visibilité sur l’efficacité des processus instaurés au sein de votre société, en ligne et ailleurs. À la suite de cela, vous pourrez vous intéresser aux différents domaines pouvant être améliorés et automatisés en vue de déléguer les tâches répétitives consacrées à votre site marchand, à l’ERP. De la gestion de l’inventaire à la gestion de vos clients web, de nombreuses étapes pourront être concernées par l’automatisation.

Impliquer des collaborateurs compétents dans le projet ERP

Avant de démarrer un projet ERP e-commerce, il faut que celui-ci soit présenté à la direction de votre entreprise ainsi qu’au personnel. De cette manière, tous les collaborateurs de votre entreprise seront impliqués dans la mise en place de ce nouveau projet et pourront partager leurs avis sur ce dernier.

Établir les besoins de votre entreprise

Pour développer un projet ERP e-commerce efficace au sein de votre entreprise, il faudra évaluer les processus mis en place dans votre société afin d’instaurer une solution sur mesure dotée de fonctionnalités adaptées à vos besoins (meilleure traçabilité, suivi des colis et des marketplaces, historique des achats, etc.).

En plus de lister les besoins de votre société, il est également nécessaire de connaître les raisons qui pourraient vous empêcher d’atteindre ces objectifs, afin que la solution ERP e-commerce soit d’une efficacité optimale.

Ajouter des données fiables dans votre solution ERP

Lorsque vous choisissez de faire évoluer votre entreprise en formant vos équipes à l’utilisation d’une solution ERP e-commerce, il est essentiel que celle-ci reprenne l’ensemble des données de votre société pour être parfaitement opérationnelle. Pour que la reprise de données soit réussie, trier, vérifier, connecter et contrôler les données seront des étapes indispensables.

Trier les données sources

Visant à améliorer le fonctionnement de votre société, ainsi que la satisfaction client, le logiciel ERP e-commerce doit uniquement être alimenté par des données utiles et fiables. En faisant un état des lieux des données existantes (back-office, etc.) et en les triant par ordre d’importance, vous permettrez alors à votre nouvelle solution ERP d’être parfaitement équipée pour répondre aux besoins réels de votre entreprise. Une fois nettoyées, ces données pourront se composer de factures, de commandes passées, de fichiers clients et bien plus encore.

Vérifier les sources de données

Avant de connecter les données de votre site e-commerce à votre logiciel ERP, via un connecteur API ou encore des fichiers XML, il sera nécessaire de vérifier la capacité d’extraction ainsi que la fraîcheur des données dont vous disposez. En fonction de la taille de votre entreprise, cette étape pourra parfois s’avérer particulièrement complexe puisqu’elle demandera de vérifier l’ensemble des sources de données de votre établissement. Du cloud à un fichier texte, tout doit être passé à la loupe !

Connecter les données

Dès que vous aurez trié et vérifié toutes les données web, vous pourrez alors commencer le processus de synchronisation des données dans le logiciel ERP. Du parcours d’achat au back-office Prestashop, tout pourra être connecté en temps réel. Cette étape est importante puisqu’elle va vous permettre d’éviter les ressaisies de données, et par conséquent de profiter d’un véritable gain de temps et de productivité. La synchronisation des données vous offrira par ailleurs une vue globale de votre activité, qu’elle soit hors-ligne ou en ligne, dans des tableaux de bord paramétrables et des graphiques intuitifs.

Contrôler les données

Une fois que l’importation des données sera terminée, nous vous invitons à contrôler les données afin de vérifier qu’elles soient bien toutes présentes dans le logiciel ERP. N’hésitez pas à faire des recherches similaires sur les deux outils en vue de comparer les résultats et de vérifier la fiabilité de vos données.

Rechercher l’ERP e-commerce adapté à votre entreprise

Selon la taille de votre entreprise, de nombreuses solutions ERP e-commerce se présenteront à vous. Entre les petites solutions ERP, plus rapides à développer, et les solutions mid-market, plus faciles à personnaliser, il peut être difficile de choisir la solution ERP e-commerce adaptée à votre entreprise. Pour faire votre choix, nous vous recommandons par conséquent de vous concentrer sur les fonctionnalités incluses ainsi que sur les possibilités de personnalisation, notamment en ce qui concerne le suivi de la supply chain, le parcours d’achat ou le reporting.

Inclure du temps pour un processus de test

Lors du développement de votre solution ERP e-commerce au sein de votre société, il sera indispensable que vous consacriez une partie de votre temps, et de celui de vos collaborateurs, à des phases de test. Chaque phase de conception de l’outil connecté doit faire l’objet de tests afin de favoriser une meilleure gestion des risques.

Grâce à la réalisation de tests, vous contribuerez à améliorer et optimiser l’outil que vos collaborateurs seront amenés à utiliser au quotidien. Chaque service est concerné puisqu’un ERP e-commerce recouvre aussi bien le département comptabilité que celui en charge des ventes en ligne.

Comprendre les responsabilités et le calendrier du projet

Afin d’assurer la réussite de votre projet ERP e-commerce, la phase d’après-projet sera essentielle et ne devra pas être négligée. En effet, cette étape vous permettra d’accompagner vos collaborateurs en vue de les aider à adopter ce nouvel outil connecté. Une fois que le logiciel ERP sera utilisé par quelques collaborateurs de votre entreprise, il sera important de bien communiquer sur les responsabilités de chacun afin que tous les utilisateurs comprennent comment l’outil les aidera à effectuer leurs tâches quotidiennes en lien avec le web.

En partageant le calendrier du projet avec l’ensemble des employés de votre société, vous serez alors capable d’apporter des améliorations à votre logiciel ERP afin que celui-ci évolue et réponde constamment aux nouveaux besoins de votre entreprise. Dans le contexte de concurrence que nous connaissons actuellement, cela est particulièrement important.

En appliquant ces huit conseils de planification, vous devriez plus aisément parvenir à connecter votre logiciel ERP à votre site e-commerce et profiter au plus vite des nombreux avantages de cette stratégie !