Pourquoi les sauvegardes sont-elles essentielles ?

S’il est si important de sauvegarder ses données et de stocker des copies de sa data ailleurs, c’est parce que cette action permet d’assurer les arrières de son entreprise et de se prémunir face à de multiples risques informatiques. Panne d’un logiciel, matériel endommagé, incident humain… ces situations sont plus fréquentes que l’on ne voudrait le croire.

Avec une sauvegarde régulière de ses données, il est possible de poursuivre son activité sans inquiétude et d’éviter un grand nombre d’accidents regrettables. En cas de problème, les données peuvent ainsi être récupérées, ce qui limite les pertes de temps et certains dysfonctionnements plus importants. Les solutions de sauvegarde, les risques, les différences avec un archivage… découvrez dès maintenant toute la nécessité d’une sauvegarde avec Calliope.

Prévenir les pertes de data avec les sauvegardes

La perte de données peut avoir plusieurs causes. La plus fréquente d’entre elles est la défaillance matérielle, puis les erreurs humaines et le dysfonctionnement d’un logiciel. D’autres causes peuvent être à l’origine d’une perte de data telles que les cyberattaques et les catastrophes naturelles.

En 2021, OVHCloud avait ainsi été victime d’un incendie qui avait touché son data center, menant à la perte de millions de données, puis à plusieurs condamnations. Les conséquences d’une perte de données peuvent être particulièrement dramatiques pour une entreprise. Pour éviter d’en arriver là, des sauvegardes doivent par conséquent être mises en place.

Les différentes solutions de sauvegarde

Les moyennes et grandes entreprises qui possèdent un grand nombre de données peuvent choisir de combiner une ou plusieurs de ces solutions de sauvegarde (backup) :

• Logiciel de sauvegarde : en dupliquant régulièrement les données des serveurs de votre entreprise sur un logiciel de cette catégorie, votre data sera toujours protégée en cas de sinistre. Plusieurs logiciels de sauvegarde existent aujourd’hui sur le marché tels que Beemo.
• Cloud : avec le cloud, des copies de vos données sont continuellement envoyées vers une base de données externe et sécurisée. Accessible à distance depuis le terminal de son choix, le cloud est aujourd’hui une solution de sauvegarde privilégiée par de nombreuses PME et grandes entreprises du fait de sa sûreté exemplaire et de sa praticité.
• Hors réseau : clé USB, disque dur interne ou encore NAS, ces solutions permettent d’assurer un backup de vos données sur des outils physiques, déconnectés d’internet. La sauvegarde hors-ligne est probablement l’une des meilleures solutions en cas de cyberattaque et de ransomware, par exemple. Pour être le plus efficace possible face aux autres risques (incendie, vol, etc.), il est conseillé d’installer cet équipement hors site.

Ces sauvegardes de données informatiques faciles à mettre en place vous permettront ainsi de continuer à exercer votre activité, en toute sérénité.

Les risques : d’une défaillance matérielle à une cyberattaque

Comme nous l’avons déjà mentionné plus haut, les risques pouvant entraîner une perte partielle ou totale de vos données peuvent avoir des sources variées. La défaillance matérielle est la plus couramment rencontrée par les entreprises puisque nous estimons que près de 27% des données perdues proviennent d’une défaillance du matériel informatique (ordinateur vieillissant, etc.), contre 3% pour le vol.

L’erreur d’origine humaine est classée deuxième du classement. En seulement quelques clics, il est en effet possible de supprimer ou de modifier des données de façon accidentelle et involontaire, ce qui peut avoir des conséquences dramatiques pour une entreprise qui ne possède pas de backup.

En ce qui concerne les cyberattaques et les logiciels malveillants, les chiffres ne cessent d’augmenter. Aujourd’hui, les pirates informatiques possèdent souvent un temps d’avance sur les systèmes de sécurité mis en place. Virus, phishing, exploitation d’une faille logicielle, rançongiciel… ces attaques représentent un risque de plus en plus inquiétant pour les moyennes et grandes entreprises, d’où l’importance de démultiplier les backups.

Renforcer la confiance avec les investisseurs et les actionnaires

Chaque année, vos actionnaires attendent des rapports annuels pour surveiller l’activité de  votre entreprise et évaluer votre efficacité au fil du temps. Ce rapport annuel doit notamment contenir des informations précises et fiables sur le bilan comptable, les perspectives d’avenir, les événements majeurs, les comptes sociaux et bien plus encore.

Pour rédiger et transmettre ce rapport annuel dans les meilleurs délais, il est important d’avoir toutes ces données à portée de main. Pour rassurer vos investisseurs, ainsi que vos actionnaires, il est essentiel de prouver votre sérieux en leur offrant ces renseignements de façon claire et rapide. Une perte de ces données, une difficulté à les retrouver… tous ces obstacles pourraient briser la confiance qu’ils vous portent. Au contraire, si vous êtes capable d’ordonner vos données et de créer des rapports annuels fiables en vous basant sur celles-ci, les actionnaires auront davantage de facilité à vous écouter et à vous suivre.

Savoir faire face à un contrôle des autorités fiscales

Les autorités fiscales effectuent régulièrement des contrôles pour vérifier la bonne tenue des comptes d’une entreprise, ainsi que la cohérence des chiffres enregistrés. Que le contrôle fiscal soit effectué en interne ou en externe, l’administration fiscale doit toujours avoir accès à vos données financières et comptables pour émettre un avis (factures, tarifs, clients, stocks, coûts de production, marges, etc.). L’obligation de communication est inscrite dans le livre des procédures fiscales (LPF).

Au moment du contrôle, elle peut d’ailleurs vérifier les comptes des trois années précédentes, ce qui représente une grande quantité de documents. Dans cette situation, une perte de données serait dramatique pour votre entreprise. Une non-communication de ces informations essentielles pourrait en effet entraîner des pénalités sévères, pouvant aller d’une amende à une peine d’emprisonnement.

Garantir une meilleure relation client

De nos jours, la concurrence est de plus en plus forte entre les marques. Les clients peuvent très facilement laisser des avis en ligne, comparer des services, commander ailleurs… Pour réussir à se démarquer et à fidéliser une clientèle dans cet environnement complexe, il est important de mettre en place une relation client efficace et personnalisée. Cet objectif ambitieux ne peut être atteint qu’avec une base de données fournie et accessible en temps réel.

En collectant, en centralisant et en sauvegardant ces données clients (âge, achats réalisés, centres d’intérêt, contacts, etc.), vous pourrez plus aisément leur offrir une relation de confiance. Pour parvenir à cela, les moyennes et grandes entreprises stockent généralement ces informations sur des logiciels CRM (Customer Relationship Management), sécurisés et équipés d’un système cloud, tels que Microsoft Dynamics CRM.

Quelles sont les différences entre une sauvegarde et un archivage des données ?

Pour finir cet article, nous tenons également à mettre en évidence les quelques éléments qui permettent de différencier une sauvegarde de données, d’un archivage. Les professionnels confondent régulièrement ces deux techniques alors qu’elles ne répondent pas tout à fait aux mêmes objectifs.

L’archivage de données permet de déplacer et de sauvegarder des données anciennes sur le long terme, c’est-à-dire sur plusieurs années. Ces données archivées ne sont plus utilisées par l’entreprise et servent simplement à garder une trace du passé, ce qui peut être utile en cas de contrôle de conformité.

La sauvegarde de données, de son côté, permet de faire face à une grande panoplie de risques présents et futurs (cyberattaque, erreur humaine, panne, etc.). Afin d’éviter de perdre les données de l’entreprise, celles-ci sont copiées ailleurs. En cas de besoin, elles peuvent ainsi être récupérées et restaurées.