Tout savoir sur la dématérialisation des documents

Aujourd’hui essentielle dans la majorité des secteurs, la transformation digitale offre bien des possibilités à votre entreprise. Toutefois, de façon à pleinement adopter cette dernière, il conviendra de franchir une étape essentielle : la dématérialisation des documents. Cependant, une telle démarche peut s’avérer complexe, c’est pourquoi différents outils ont été mis en place afin de vous faciliter la tâche. Le groupe Calliope vous apporte ici quelques précisions quant à la dématérialisation des documents ; ses avantages et implications pour votre entreprise.

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

Tout savoir sur la dématérialisation des documents, c’est d’abord être en mesure de définir cette dernière et ce qu’elle implique. Si l’appellation est assez évocatrice, celle-ci mérite toutefois d’être mise en lumière afin de bien en comprendre les différentes phases.

Dans un objectif de transformation digitale, la dématérialisation des documents permet une transition totale vers le numérique. Tous les supports papier sont alors numérisés, de façon à faciliter la gestion pour les entreprises. Le transfert des données est ainsi simplifié, pour une instantanéité des plus appréciées par les clients et autres entreprises. Grâce à un stockage illimité et fiable, vos données pourront également être accessibles de partout, et partagées de façon sécurisée.

En termes de communication, d’organisation ou encore de gestion, la dématérialisation des documents présente bien des avantages. Toutefois, de façon à bénéficier pleinement de ces derniers, il est indispensable de correctement réaliser l’opération de dématérialisation. Pour ce faire, le groupe Calliope vous présente ses solutions sur-mesure.

Dématérialisation des documents : fonctionnalités

Comme évoqué précédemment, la dématérialisation des documents présente plusieurs fonctionnalités pour les entreprises. Nous vous apportons ici quelques précisions quant à ces dernières.

Transmission des informations

Au sein d’une entreprise, il est fréquent de devoir partager des informations et documents, qu’il s’agisse de notes de frais, de factures, ou autres. En optant pour une solution entièrement dématérialisée, toutes ces actions sont alors facilitées et accélérées. Les délais laissent place à l’instantanéité, et la signature électronique assure l’origine et l’intégrité des documents pour une démarche en toute simplicité.

Connecté ou non, vous aurez la possibilité d’accéder à vos documents et d’en assurer la gestion où que vous soyez.

Sécurisation des données

Lorsque l’on évoque la dématérialisation des documents, il est également essentiel d’insister sur l’aspect sécuritaire d’une telle transition. Grâce à un outil adapté, tel qu’une solution de cachet électronique, vous aurez la possibilité de sceller vos documents, afin que ceux-ci ne soient accessibles que par vous et les personnes de votre choix. Qu’il s’agisse de rapports financiers, de factures, ou d’autres documents, ceux-ci seront parfaitement sécurisés.

Suivi précis des activités

Partie intégrante de la transformation digitale, la dématérialisation des documents vous permet d’accéder à ces derniers, en toute simplicité. Ainsi, vous aurez la possibilité de garder un œil sur les différentes activités de l’entreprise, en seulement quelques clics. Accédez à tous vos documents depuis votre compte en ligne, et gagnez du temps et de l’argent. Par ailleurs, nous précisons qu’une telle vue d’ensemble vous permet d’adapter la charge de travail de vos collaborateurs, en fonction des besoins de l’entreprise.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents présente de nombreux avantages pour les entreprises, mais quels sont-ils ? Nous vous apportons ici quelques précisions quant aux atouts proposés par une telle opération.

Facilitez la gestion et l’archivage

Lorsque tous les documents sont au format papier, la gestion et l’archivage peuvent s’avérer des plus complexes et chronophages. Non seulement encombrants, les documents au format papier sont également plus difficiles à classer et organiser. Dématérialiser l’intégralité de dossiers et archives vous offrira un réel gain de temps et d’espace. En seulement quelques clics, organisez vos documents et archivez ces derniers en toute simplicité.

Optimisez votre temps de travail

La gestion administrative demande parfois de multiples tâches. Impression, signature, scan… Nombreuses sont les étapes de certaines opérations telles que l’envoi d’un devis. Grâce à la signature électronique permise par la dématérialisation des documents, vous gagnez un temps précieux et optimisez au mieux votre temps de travail et celui de vos collaborateurs.

Réalisez des économies

La dématérialisation des documents saura également se montrer avantageuse d’un point de vue économique pour votre entreprise. En effet, si le temps gagné par cette transition permet à vos collaborateurs d’optimiser leur temps de travail, cela permet également de vous exonérer des différents frais qu’incombaient l’archivage et la gestion de vos documents papier.

Optez pour la signature électronique

Parmi les principaux avantages de la dématérialisation des documents, nous retrouvons la mise en place de la signature électronique. De façon officielle et conforme à la législation, vous aurez la possibilité de signer électroniquement vos différents documents : contrats commerciaux, devis, documents RH, etc.

Une solution pour faciliter la dématérialisation des documents

Si la dématérialisation des documents s’avère des plus avantageuses pour les entreprises, celle-ci nécessite toutefois l’utilisation de solutions pensées pour faciliter la transition. De manière à vous accompagner dans votre démarche, le groupe Calliope met en avant des solutions pensées pour vous, pour une dématérialisation des documents clés en main.

Les avantages d’une solution

De façon à procéder à la dématérialisation des documents dans votre entreprise, il est indispensable de vous tourner vers des solutions appropriées, qui sauront faciliter une telle démarche. Qu’il s’agisse des ERP, CRM ou autre, ceux-ci vous aident de mettre en place un projet sécurisé, vous permettant notamment de :

• Cacheter et horodater vos transactions
• Signer électroniquement vos documents
• Faciliter la gestion des contrats

Les solutions du groupe Calliope

Le groupe Calliope met en avant différentes solutions pensées pour faciliter votre transformation digitale, et la dématérialisation des documents. Parmi les incontournables, nous retrouvons notamment la solution Microsoft Dynamics 365. Vous aurez alors la possibilité de faciliter la gestion de vos documents, vous permettant de trier, classer et stocker aisément ces derniers. En seulement quelques clics, vous pourrez également retrouver un document, afin de le consulter ou de le partager avec vos collaborateurs. Par ailleurs, les solutions Calliope facilitent la signature électronique des différents contrats et autres dossiers, de manière à optimiser votre temps de travail.