Comment intégrer Outlook à votre Dynamics 365 ?

Une entreprise ne se fonde pas uniquement grâce à des fonds et à des connaissances. Il est primordial de prendre en considération les services qui la définissent : communication, finances, marketing, relations externes et relations humaines. Afin de gérer chaque service et d’avoir une bonne intégrité et un bon travail d’équipe entre elles, il faut utiliser certaines méthodes de gestion. Par exemple, la communication se fait grâce aux réseaux sociaux et aux publicités et les finances doivent être à jour selon l’évolution des affaires et l’intégration des nouveaux clients.

Le contact avec le client est très important et il est nécessaire de bien l’écouter et de répondre à ses besoins. Ce contact est assuré via les différents moyens de communication, téléphone, mail, réseaux sociaux…Etc. Outlook est indéniablement l’une des plateformes de messageries les plus utilisées depuis la nuit des temps. Étant donné que l’aspect financier et l’aspect humain sont indissociables, Microsoft a pensé à un nouveau logiciel qui permet de synchroniser ses messageries avec des outils de gestion des ressources. Découvrez pourquoi et comment intégrer Outlook à votre Dynamics 365 grâce à cet article.

À quoi sert Dynamics 365 ?

Dynamics 365 est un logiciel de la gamme Microsoft qui sert à faciliter la gestion de la planification des ressources d’une entreprise ainsi que la relation avec le client. Il est évident que lorsque vous travaillez, vous switchez entre différentes applications et logiciels afin de tout contrôler. Parfois, il peut être difficile de passer d’une espace de travail à l’autre, et vous pouvez même vous perdre.
C’est pour cette raison que Microsoft a créé Dynamics 365 qui vous permet de synchroniser différentes plateformes et applications afin de mieux gérer votre travail. Tout est à votre portée directement sur le logiciel.

Le logiciel existe en plusieurs versions qui correspondent aux différentes tâches réalisées en entreprise. Des applications qui servent à rationaliser les stocks, les transports, les ventes, ainsi qu’à faciliter le contact avec les clients, les opérations de vente et le marketing, etc.

Ce logiciel CRM et ERP est idéal pour renforcer les fondations d’une entreprise même si elle commence tout juste sur le marché. Il vous permet de garder vos données et vos informations de façon ordonnée, organisée et sécurisée. Son plus grand atout est le fait qu’il combine la gestion de la relation client avec la gestion des ressources financières ou autre. C’est vraiment le logiciel à avoir.

Pourquoi utiliser Outlook ?

Outlook est un service de messagerie crée sous le nom de Hotmail en 1996, par Jack Smith, puis repris par la gamme Microsoft un an plus tard. Outlook vous permet d’envoyer et de recevoir des e- mails ainsi que de les stocker, de les archiver ou de les classer. Il vous permet également d’avoir un carnet d’adresses enregistrées automatiquement et de gérer votre emploi du temps et vos contacts.

Facile à utiliser, son interface est simple à comprendre et à manier. Elle vous offre la possibilité de créer des dossiers et des sous-dossiers à l’infini. Vous pourrez donc organiser votre messagerie de la manière dont vous le voulez. Outlook a une option de programmation d’envoi qui vous permet de programmer l’envoi d’un mail à une heure précise. Ce dernier sera envoyé même si vous n’êtes pas connecté. Plusieurs avantages vous sont proposés en utilisant Outlook, encore plus si vous le synchronisez sur Dynamics 365.

Quels sont les avantages de la synchronisation ?

Dynamics 365 est un logiciel qui regroupe plusieurs fonctions nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. Il vous permet donc de switcher entre vos tâches sans avoir à changer d’application. Si vous recevez un mail sur le moment, une notification vous est affichée et vous permet de le lire sans même arrêter la tâche que vous exécutez. Vous avez une vue constante sur votre agenda et sur vos rendez-vous prévus. Il vous lance des rappels lorsque l’heure du rendez-vous approche.

De plus, grâce à l’intelligence artificielle présente dans Dynamics 365, lorsqu’un client mentionne un certain produit ou un service dans l’un de ses e-mails, un lien direct vers tous les dossiers et toutes les tâches en rapport avec ce produit vous est proposé. Dynamics 365 vous dirige directement là où vous avez besoin d’être. Vous n’avez pas à chercher pendant des heures pour le trouver. Chaque e-mail reçu ou envoyé est d’ailleurs archivé ou classé automatiquement selon son contenu.

L’interface fonctionne sans connexion et vous offre la possibilité d’accéder aux informations de vos clients ainsi qu’à vos mails à tout moment. Bien sûr, il faut avoir accès à internet pour avoir une mise à jour des données et recevoir les nouveaux emails. Néanmoins, vous n’êtes pas déconnecté du monde en cas de problèmes avec le réseau.

Outlook, associé à Dynamics 365, vous permet de créer des fiches de renseignements très détaillées sur vos clients contenant leurs coordonnées personnelles, contacts, lieu et dates d’entretien, etc. Vous avez même accès à un historique des conversations et des échanges faits avec chaque client.

Comment créer un compte Outlook et un compte Dynamics 365 ?

Si vous n’avez pas déjà un compte Outlook, il vous est possible d’en créer un à n’importe quel moment, gratuitement et facilement. En accédant à la page officielle du service de messagerie, il vous suffit de cliquer sur créer un compte et de commencer à remplir vos données : nom, prénom, numéro de téléphone, l’adresse mail qui apparaîtra lorsque vous enverrez des courriels, etc. Une fois le compte créé, vous serez directement dirigé vers votre boîte de messagerie sur laquelle vous recevrez vos courriels. Votre fiche contact sera automatiquement remplie avec les données que vous aurez introduites vous concernant. Quand quelqu’un vous ajoutera comme contact, vos données lui seront mises à disposition.

En ce qui concerne Dynamics 365, vous pouvez acheter une licence en ligne en passant directement par Microsoft ou bien en vous rapprochant des points de vente les plus proches. Une fois la licence achetée et introduite sur le logiciel, vous pouvez créer votre compte et y associer vos autres comptes de messagerie ou autres. Vous pouvez stocker vos données et vos fichiers directement. Le principe est le même que sur toute autre plateforme, créer un compte ne vous demandera que quelques minutes, vous devrez y introduire vos informations personnelles et le tour est joué.

Quelles sont les étapes pour synchroniser Outlook avec Dynamics 365 ?

Il n’est pas si difficile de lier son compte de messagerie Outlook à son interface Dynamics 365. Tout d’abord, ouvrez l’interface office.com et connectez-vous grâce à vos identifiants. Lorsque vous vous connectez, vous aurez une liste d’applications installées automatiquement ou grâce à des licences que vous aurez achetées. Si tout s’est bien passé, Dynamics 365 devrait y figurer.

Lorsque vous sélectionnez Dynamics 365, une liste d’applications utiles en entreprise vous est affichée. Afin d’accéder à la messagerie, il faut choisir l’application de gestion client. Une fois à l’intérieur, vous avez des rubans avec des fonctions. Dans le ruban paramètres, cliquez sur configuration de la messagerie. Dynamics 365 vous demandera ce que vous souhaitez faire, choisissez l’option boîte aux lettres.

Vous êtes ensuite redirigé vers une interface où figurent vos boites aux lettres. À droite du grand titre, vous apercevez une petite flèche vers le bas. Cliquez dessus et une liste de fonctions s’affichera. Sélectionnez  » boîtes aux lettres actives ». C’est alors qu’une liste d’utilisateurs apparaîtra et vous permettra de choisir l’adresse mail que vous souhaitez synchroniser. Vous pouvez en avoir plusieurs en même temps et basculer entre elles.

Il faut ensuite approuver l’adresse de messagerie puis tester et activer la boîte aux lettres. En cas d’échecs ou de problèmes lors de l’activation, Dynamics 365 vous ouvre une boîte de dialogue qui vous notifie du problème rencontré et comment le régler.

Lorsque l’activation se fait, revenez vers l’interface avec les différents rubans. Toujours dans le ruban paramètres, cliquez sur Application Dynamics 365 pour Outlook. Cela vous permettra de sélectionner les différents utilisateurs éligibles à utiliser le logiciel. L’opération peut prendre quelques minutes mais une fois terminée, vous aurez synchronisé Outlook à Dynamics 365.

Comment utiliser le logiciel ?

Maintenant que vous avez activé vos adresses mails Outlook sur votre Dynamics 365, Office va directement installer Outlook sur son interface. Entrez-y, sélectionnez un courriel reçu et vous verrez en haut à droite un logo Dynamics 365 qu’il faut activer. Cela va donc lancer le logiciel. S’il reconnaît l’adresse mail de l’envoyeur, il s’ouvre et vous affiche le contact déjà enregistré ainsi que toutes ses informations personnelles. Sinon, il vous proposera de créer un nouveau contact pour cette personne et de remplir les données.

C’est donc de cette façon que vous pouvez utiliser Outlook directement sur Dynamics 365 tout en gérant vos affaires et vos tâches. Microsoft tient à faciliter le travail à ses utilisateurs en proposant des logiciels et des applications intelligentes et complètes. Maintenant que vous savez comment synchroniser vos comptes, n’attendez plus et activez-les.